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5 risposte su… lavorare in modo nuovo grazie alla Visual Collaboration

28 Agosto 2020

5 risposte su… lavorare in modo nuovo grazie alla Visual Collaboration

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Cinque elementi fondamentali e tecniche che permettono di rafforzare il pensiero, la comunicazione e la collaborazione.

Di che cosa parliamo

  1. Quali sono gli elementi fondamentali della Visual Collaboration
  2. Come si definiscono le domande fondamentali
  3. Come create template coinvolgenti
  4. Come si progetta il processo di collaborazione
  5. Quali sono i sette elementi che formano il linguaggio visivo

1. Quali sono gli elementi fondamentali della Visual Collaboration

Ti sei mai ritrovato intrappolato in metodi, strumenti e competenze che non corrispondono alla crescente complessità che affronti ogni giorno? Applica i cinque elementi fondamentali
della Visual Collaboration e inizia a lavorare in modi nuovi, che rafforzano il pensiero,
la comunicazione e la collaborazione.

Collaborare attraverso il disegno ha senso perché il disegno è una disciplina antichissima che tutti possiamo imparare e che il cervello coglie più velocemente del discorso orale o del testo scritto. Quando disegniamo facciamo chiarezza. Tra l’altro, in un mondo digitale, i disegni fatti a mano si distinguono dal resto. La collaborazione visiva si basa, appunto, su cinque elementi fondamentali:

  1. Scoprire il linguaggio visivo.
  2. Progettare il processo di collaborazione.
  3. Definire le domande fondamentali.
  4. Creare template coinvolgenti.
  5. Prepararsi alla scalabilità.

Interessante, vero? Ora, però, guarda lo stesso elenco raccontato visivamente e dimmi come lo trovi.

I cinque elementi fondamentali della Visual Collaboration

I cinque elementi fondamentali della Visual Collaboration. Come ti sembrano, raccontati così?

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2. Come si definiscono le domande fondamentali

Le nostre vite ricavano un significato fondamentale dalle domande che ci poniamo e che ci vengono poste.

La capacità degli esseri umani di riflettere sul mondo e di porre domande è stata essenziale per il progresso e lo sviluppo. Søren Kierkegaard si chiese per tutta la sua pur breve vita: Che cosa significa essere umani?. La ricerca delle risposte gettò le basi dell’esistenzialismo. Come possiamo creare un’illuminazione libera, vivente e naturale nelle persone?, si chiese invece N.F.S. Grundtvig nel porre le basi del sistema scolastico pubblico danese.

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Cosa farò da grande? Che cosa conta di più per me? Cosa dovrei studiare? Dove vivrò? Con chi? Le domande stabiliscono una direzione e imperniano la nostra attenzione; a prescindere dall’argomento, le buone domande ci consigliano di cercare risposte eloquenti. Vale quindi la pena dedicare il tempo necessario alla formulazione di buone domande.

Se avessi un’ora per risolvere un problema, dedicherei 55 minuti alla valutazione del problema e solo 5 minuti alla ricerca delle soluzioni, perché nel momento in cui conosco la domanda, posso risolvere il problema in meno di cinque minuti.
— Frase attribuita ad Albert Einstein

Un buon facilitatore promuove e stimola il dialogo costruttivo proponendo uno scenario mirato, ponendo domande che guidano la conversazione e suggerendo le rettifiche quando necessario. L’obiettivo è far sì che il gruppo arrivi a quel punto in cui i membri pensano insieme, creando in collaborazione idee nuove e produttive e sviluppando e condividendo le nuove intuizioni. La strada verso il dialogo richiede che i membri del gruppo possano parlare e ascoltare in modo aperto e onesto, senza incontrare resistenze. Come facilitatori, possiamo favorire questo risultato utilizzando vari tipi di domande combinate in una sequenza particolare:

  • All’inizio di un processo, è utile porre domande che si riferiscono esplicitamente al principio del parlare a turno e che creano un’aspettativa nel momento in cui i partecipanti ascoltano i colleghi.
  • Nel mezzo di un processo sono le domande esplorative e aperte ad apportare benefici.
  • La fine di un processo richiede domande più riflessive e di chiusura.

La funzione della domanda

A che cosa serve porre una domanda? Dipende dall’obiettivo e soprattutto dal momento.

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3. Come create template coinvolgenti

Quando si sviluppa un template, occorre decidere se utilizzarlo per sostenere un dialogo o per presentare le conoscenze; un template può anche essere concepito come uno strumento combinato per il dialogo e la presentazione.

Dialogo o presentazione? Nel decidere se sviluppare uno strumento di dialogo o di presentazione entrano in gioco diversi parametri: qual è lo scopo dello strumento? In quale situazione sarà utilizzato? Qual è l’argomento? Chi lo utilizzerà? Le considerazioni generali in relazione alla progettazione complessiva del processo sono tutte importanti, anche se per il momento stai sviluppando uno strumento da utilizzare solo in una piccola parte del processo. Ecco alcune linee guida che possono aiutare nella scelta:

Crea uno strumento di dialogo quando:

  • Vuoi mettere in gioco le conoscenze dei partecipanti.
  • Devi strutturare e incentrare un dialogo.
  • I partecipanti devono sentirsi visti e ascoltati.

Crea uno strumento combinato quando:

  • Devi comunicare informazioni importanti a un gruppo e…
  • Hai il tempo o lo spazio per un dialogo strutturato in cui le conoscenze dei partecipanti possono entrare in gioco.
  • È importante che i partecipanti sentano che il loro contributo è indispensabile.

Crea uno strumento di presentazione quando:

  • Lo scopo del template è comunicare una grande quantità di nuove informazioni a un gruppo.
  • Vuoi presentare i fatti.
  • C’è poco tempo o poco spazio per il dialogo.

Qualunque strumento si voglia creare, è bene partire dalle domande. Quali domande saranno incluse in questo template? È necessario rispondere in anticipo a qualche domanda? Tutte le domande richiedono il coinvolgimento dei partecipanti?

Dietro ogni strumento di presentazione si cela uno strumento di dialogo, ovvero una serie di domande a cui è già stata data risposta. Una volta completato, qualunque strumento di dialogo può quindi diventare uno strumento di presentazione. Dopo aver risposto e visualizzato la serie di domande, lo strumento è pronto per essere utilizzato in una presentazione.

Il formato giusto per un template

Qual è il formato migliore per comunicare il messaggio?

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4. Come si progetta il processo di collaborazione

Dietro un valido processo c’è sempre una corretta predisposizione: preparandoti bene al processo che intendi facilitare potrai ottenere un valido punto di partenza per coinvolgere i partecipanti e raggiungere risultati di valore. Le dieci domande sul processo possono aiutare te e i tuoi colleghi a raggiungere l’obiettivo.

Progettare il processo

Le dieci domande (più una) per progettare al meglio un processo di collaborazione.

Ricorda: parti dal contesto e dallo scopo. Dopo aver formulato lo scopo, le risposte alle domande rimanenti giungeranno più facilmente. Lavora con le domande nella sequenza più adatta al tuo processo.

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5. Quali sono i sette elementi che formano il linguaggio visivo

Ogni incontro coinvolge un gruppo di persone in un luogo specifico, a un orario preciso, con il fine di dialogare su un argomento indicato.

Traducendo questa formula in un alfabeto visivo, possiamo costruire un linguaggio visivo da utilizzare in riunioni e processi: noi lo chiamiamo I sette elementi.

  • Persone
  • Luoghi
  • Processi
  • Discorsi
  • Testo
  • Colore
  • Effetti

Persone

Tutti amiamo vederci rappresentati: vogliamo sapere qual è il nostro posto, quali altre persone sono coinvolte, e quali ruoli e responsabilità appartengono a ognuno.

Nel raffigurare le persone, trova uno stile facile per te da disegnare e per gli altri da decifrare: la maggior parte delle persone avverte una certa familiarità con le figure a fiammifero.

Prova anche a disegnare una stella: questa figura ha un volume e puoi adattarla velocemente per indicare un movimento, un abito e un atteggiamento. Inoltre, colorandola puoi mostrare i vari ruoli, responsabilità o profili in un processo.

Luoghi

Gli esseri umani si orientano nel tempo e nello spazio e vogliono poter vedere dove si trovano e in quale momento.

Processi

Spesso è importante mostrare in quale punto di una sequenza ci si trova e indicare la direzione da seguire o mostrare le connessioni esistenti.

Utilizza le frecce per illustrare i processi e migliorare la comprensione di una sequenza; le frecce possono mostrare anche le relazioni tra persone e unità.

Rappresentazione di un processo

Rappresentazione grafica di un processo.

Presenta i sistemi oppure il modo in cui le comunicazioni, le informazioni e le decisioni si spostano all’interno dell’organizzazione.

Adotta la semplicità nel disegnare i luoghi: utilizza cartelli, etichette e piattaforme.

Discorsi

Mostra affermazioni, pensieri e sentimenti. Sono proprio questi elementi a dare vita al disegno e a dimostrare ai partecipanti che hai ascoltato ciò che è stato detto. Puoi aprire un dialogo anche sul non detto, ovvero su pensieri e sentimenti.

I fumetti relativi al discorso o al pensiero possono apparire molto diversi: la loro forma può essere usata per esprimere accordo, disaccordo, frustrazione, felicità e molte altre emozioni.

Testo

Mostra il contesto. Una combinazione di testo e disegni acutizza il contenuto e ne chiarisce il senso.

Supporta i disegni con titoli forti, messaggi descrittivi e citazioni accuratamente selezionate.

Prendi il tempo necessario per scegliere le parole in modo da inserire solo quelle essenziali nel disegno.

Esercitati a scrivere chiaramente in modo che il testo possa essere letto facilmente, anche a distanza.

Colore

L’uso strategico del colore aiuta i partecipanti a vedere relazioni, differenze e somiglianze.

Per lavorare strategicamente con i colori, per esempio, puoi utilizzare i post-it verdi per le azioni in un processo e i post-it blu per le descrizioni dei ruoli. Fai lo stesso anche nei disegni: utilizza codici basati sui colori per organizzare le informazioni offerte dai partecipanti, classificare i sistemi o mostrare gruppi di dipendenti diversi.

L'uso strategico del colore

Il colore è molto potente quando si tratta di dare indicazioni.

Effetti

Gli effetti creano vitalità e comprensione.

Una linea sottile o un puntino possono fare la differenza in un disegno.

Una figura a stella con le braccia sopra la testa e, tra una mano e l’altra, alcuni trattini disposti in un cerchio, sta esprimendo felicità; una figura con le spalle curve e una linea a zig-zag nera sopra la testa simboleggia invece un senso di frustrazione.

Usa linee e forme semplici per enfatizzare il significato.

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Questo articolo richiama contenuti da Visual Collaboration.

Immagine di apertura di Amy Hirschi su Unsplash.

L'autore

  • Ole Qvist-Sørensen
    Ole Qvist-Sørensen è fondatore e partner di Bigger Picture, una società di consulenza specializzata in comunicazione strategica e facilitazione visiva.
  • Loa Baastrup
    Loa Baastrup è consulente strategico e partner di Bigger Picture. Lei e Ole Qvist-Sørensen hanno sviluppato, testato e applicato i metodi e gli strumenti del libro in oltre 500 organizzazioni del settore privato e pubblico.

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