La Tata di Dada, il web 2.0 dietro al firewall

Angelo Facchetti, che cos’è Tata e a quali esigenze vuole dare una risposta?

In realtà Tata ha più di dieci anni, nasce come email a uso interno e cresce come un insieme più o meno eterogeneo di tool classici intranet. Si trattava in pratica di uno spazio in cui svilupparestrumenti aziendali custom. Il 2007 è stato invece l’hanno in cui abbiamo affrontato il progetto di ristrutturazione totale dello spazio, non come un progetto finito ma come il lancio di uno strumento in evoluzione e sviluppo continuo su tre fulcri: user (servizio), tool (conoscenza), company (appartenenza), anche con finalità di gestione del change managment derivante dalla forte crescita e espansione che stiamo vivendo.

Rimanendo sulle due parole chiave che hai citato, ovvero crescita ed espansione, che tipo di supporto tecnico Tata intende dare in queste due direzioni così centrali nella vita delle aziende?

I tool sono divisibili in 3 aree con finalità diverse: comunicazione tra azienda e dipendente con gli strumenti più tradizionali (dalle ferie ai comunicati), reporting dei dati di business e tecnologici in tempo reale (sia quelli di area che quelli macro dei colleghi), presenza e comunicazione tramite spazi personali/blog. Le finalità variano dal servizio puro alla diffusione della conoscenza, all’appartenenza in modo crescente passando dal primo tool al terzo. Con questo utilizzo della rete confidiamo di gestire meglio lo sviluppo del gruppo che ha raddoppiato il numero di addetti/esperti in meno di due anni (quasi metà all’estero) cercando di mantenere l’originalità dello spirito aziendale centrato sull’innovazione digitale.

Andando ancora più nello specifico, Tata integra sia blog che wiki aziendali. Quali sono gli usi attuali di queste tecnologie e qual è il livello di adozione raggiunto?

Per i blog e gli altri spazi personali, il livello d’adozione e utilizzo è in funzione delle inclinazione delle persone. Noi ne stimoliamo l’uso, ma sono gli individui a fare la differenza. Il wiki più usato è storicamente quello dei sistemisti, con uno humour molto particolare. I wiki sono fondamentali come repository della conoscenza. Sarebbe difficile farne a meno per la circolazione dei progetti e la conservazione della documentazione. Il punto centrale è come svilupparne l’integrazione con la gestione dei workflow e più in generale dei processi.

Come è allora possibile coniugare processi formali e modalità emergenti di comunicazione ed organizzazione della conoscenza aziendale? Qual è l’esperienza di Dada fino a questo punto?

La risposta è innovare i processi. Ovviamente è più semplice per una società che non ha una storia stratificata di processi per così dire analogici. Da due anni stiamo inserendo nuove risorse con esperienza corporate tradizionale ma mentalmente giovani, in grado di rimettere in discussione le proprie conoscenze e coniugarle nella nostra realtà. Dalla best practice alla custom practice.

Tutti i contenuti della intranet possono essere consultati in Tata tramite widget e una dashboard personale. Che vantaggi fornisce questa soluzione? Come è stata accolta dai dipendenti?

Le soluzioni tecnologiche esprimono un potenziale, sta poi agli individui sfruttarlo. Quello su cui stiamo lavorando è una base di intelligenza per la quale proporre in automatico contenutie servizi per aumentarne l’uso, in funzione delle attività e del profilo dei singoli. Se era prevedibile una buona accoglienza degli strumenti 2.0, ci ha stupito la grande richiesta di arricchimento dei servizi e widget. Della serie l’appetito viene mangiando.

Il web 2.0 mette al centro le persone, ma lo fa spesso facendo leva sulle tecnologie. Per quanto riguarda l’implementazione da un punto di vista tecnico, quale è stato lo sforzo per la creazione di Tata 2.0 (tempo, investimento), quali le figure coinvolte e gli strumenti open source di partenza?

Ho sempre difficoltà a creare perimetri e uniformare sotto le sigle, utili nel semplificare la comunicazione ma spesso abusate. Il software è software e basta, si evolve, cresce ed esprime sempre nuove potenzialità. Volendo guardare un po’ più dall’alto, potremmo dire che il passaggio da web a web 2.0 rappresenta un piccolo delta rispetto alla creazione del protocollo Ip o (in modo minore) dell’Http. Nel nostro caso, potremmo piuttosto identificare due grandi aree sofware: la gestione dei dati (Ldap, Db ecc.) e gli applicativi prevalentemente di interazione (Drupal, Wiki ecc.). I primi sono nodali e strategici perché determinano l’accesso alla conoscenza, mentre i secondi sono fondamentali nella user experience e mutano più rapidamente. Attualmente la funzione Organizzazione che ha curato l’avvio della nuova Tata ha due sviluppatori dedicati più il supporto delle altre funzioni aziendali coinvolte, dall’IT alla comunicazione.

Puoi dirmi cosa avete utilizzato per blog, wiki, widget, anche per dare la giusta visibilità al mondo open-source? A parte Drupal e Mediawiki c’è altro?

GoSA/Ldap, Nagios, MySql, MSql/Olap, Wiki, Drupal sono i blocchi sofware principali. Vanno aggiunte le varie extension per Linux (Php, Perl, Ngix) e la miriade di microtool di supporto come quelli per la creazione di grafici piuttosto che l’uso di componenti e script dinamici per le interfacce, senza dimenticare l’interazione con gli strumentitradizionali come Sap, Hyperion e Zucchetti.

Credi che strumenti simili a Tata potrebbero essere implementati e dare frutti ugualmente incoraggianti in altre aziende italiane? Ci sono limitazioni legate alla cultura dell’azienda, all’età anagrafica dei dipendenti o altro?

Certamente, non vedo perché la vita aziendale non debba “digitalizzarsi” profondamente come quella social-familiare.È a mio avviso un processo inevitabile. Le aziende che spesso si preoccupano molto dell’uso improprio dei mezzi informatici dovrebbero porsi l’obiettivo di stimolarne l’uso produttivo, ricco di servizi e utile. Non esistono limiti o barriere all’ingresso. Certo il progetto deve essere calibrato sulle singole realtà, in funzione delle dimensioni del livello di informatizzazione e soprattutto delle esigenze reciproche dipendenti e azienda.

Dada fino a poco tempo fa comprendeva anche una divisione corporate. Avete mai pensato di proporre la vostra soluzione e l’esperienza acquisita con Tata ad altre aziende?

No. Tata esiste semplicemente perché è importante per noi. Farlo per altri è un mestiere diverso. B2B e B2C sono due mondi geneticamente diversi. Due anni fa abbiamo deciso di focalizzarci sul B2C per ovvie ragioni di scalabilità e redditività. Sarebbe ideale un mondo in cui il software circoli libero e ciascuno possa facilmente svilupparlo, implementarlo e customizzarlo in autonomia. Mi piace pensare che un giorno sarà così.

Quanti dei dipendenti stanno utilizzando attivamente i nuovi strumenti (contributo nei wiki e blog, personalizzazione della dashboard tramite widget eccetera)? Puoi fornirci dei dati dopo i primi giorni di introduzione? Emergono da subito differenze legate alla lingua o alle divisioni aziendali?

Anche se la nuova intranet è stata lanciata ufficialmente da pochi giorni, il livello di adozione è già molto incoraggiante. Ad oggi circa il 90% dei dipendenti italiani è entrato nel sistema ed esistono più di 10 blog, con altri in fase di lancio. Analizzando questi numeri si deve considerare come i contenuti siano disponibili al momento unicamente in italiano. Benché Tata sia già accessibile in Stati Uniti, Brasile e parte della Spagna, solo in questi giorni saranno messe online le informazioni in inglese, con una ulteriore crescita dell’utilizzo.

Esiste un’attività di gardening e monitoring dei contenuti o l’utilizzo degli strumenti è completamente libero?

Libero, nei limiti del lecito. Oltre alle norme comuni abbiamo anche un codice di comportamento e uso dei sistemi aziendali, che ricade sotto la funzione HR. Abbiamo sviluppato delle linee guida comportamentali che preservano le individualità nel rispetto della convivenza e del raggiungimento dello scopo aziendale.

Per chiudere, quale sono le direzioni su cui vi state orientando per l’evoluzione di Tata in termini di nuovi strumenti, nuove integrazioni e engagement delle comunità interne?

Angelo Falchetti: Stiamo completando l’integrazione degli strumenti già esistenti (centinaia), in particolare di reportistica e monitoring. Due filoni importanti di sviluppo sono la gestione del workflow dei progetti e il repository/versioningdei documenti, settori in cui non abbiamo trovato soluzioni open source mature e stiamo sviluppando internamente. Il nostro compito è quello di affinare gli strumenti e animare la community con iniziative/eventi mirati sui quali stiamo lavorando.