La presenza di dati sensibili (art. 22 L. 675/96) o a carattere giudiziario sul cedolino dello stipendio deve essere accompagnata da opportuni codici identificativi o formule che non consentano a terzi di venire a conoscenza direttamente dei dati relativi alla sfera privata del lavoratore.
Il caso preso in esame dal Garante per la protezione dei dati personali (vedi Newsletter n. 118) riguardava il cedolino dello stipendio di un dipendente pubblico che conteneva al suo interno la dicitura “pignoramento”. Il dipendente si era rivolto al Garante non ottenendo dall’ente riscontro alla sua domanda di accesso dei dati (ex art. 13 L. 675/96).
Dopo l’intervento dell’Autorità l’ente si è reso disponibile a far visionare gli atti e i documenti richiesti dal dipendente, ma alla richiesta di cancellare la parola “pignoramento” dal cedolino aveva sostenuto di non poter provvedere, poiché, a suo parere, ciò avrebbe contrastato con il dovere di indicare con chiarezza le voci positive e negative.
Nel caso specifico, poi, la richiesta dell’interessato riguardava un provvedimento di carattere giudiziario che obbligava l’ente ad indicare con chiarezza la trattenuta effettuata.
Il Garante per la protezione dei dati personali ha però dato ragione al dipendente affermando che le finalità di documentazione e di trasparenza possono essere perseguite nel rispetto del principio di pertinenza e non eccedenza, attraverso l’utilizzo di diciture meno dettagliate, che rendano ugualmente comprensibile la voce, oppure attraverso dei codici identificativi.
Nel caso descritto si potrebbe sostituire la parola “pignoramento” con la frase “altre trattenute” facendo sì che il cedolino dello stipendio possa essere esibito sia in circostanze nelle quali interessa appurare solo il livello stipendiale, sia in altri casi nei quali è necessario siano specificate le causali delle varie voci, per identificare la porzione di retribuzione “disponibile” (ad es. in caso di richiesta di un finanziamento, “cessioni del quinto” etc.).
In queste ultime ipotesi, la necessità individuare la predetta parte di retribuzione non deve rivelare delicati aspetti relativi a rapporti familiari o a provvedimenti giudiziari.
L’ente dovrà, quindi, provvedere a modificare la dicitura “pignoramento” utilizzando una diversa dizione o un codice, oppure adottando un’altra espressione che renda individuabile la ritenuta senza descriverla.
Questo imporrà una rivisitazione delle procedure, soprattutto informatiche, e una più approfondita analisi della tematica inerente la privacy del lavoratore.
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