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Presentazioni multimediali

Pregi e difetti del relatore con le slide

di

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11

set

2009

Spesso utilizzato in modo banale e controproducente, ma potenzialmente sublime: PowerPoint continua a dividere il mondo dei convegni e della formazione

Nel 2003 Paolo Attivissimo ha pubblicato «È ufficiale: la powerpointosi esiste» dove in modo spiritoso denuncia i cattivi usi delle presentazioni con slide. È tornato sull’argomento Andrea Bagatta nel 2008 con «Contrordine, PowerPoint non è il male» con una breve rassegna degli argomenti dei detrattori, e qualche commento intelligente di lettori qualificati. Nella mia lunga carriera di formatore ho messo insieme una notevole raccolta di lucidi per lavagna luminosa, che man mano ho trasferito su PowerPoint, poiché l’abbinamento computer/videoproiettore è diventato da anni la soluzione migliore per fornire supporto visivo a presentazioni, lezioni, dimostrazioni, riunioni.

Se prima dovevo portare un pacco di lucidi, poi il mio notebook, ora metto in tasca un hard disk da 80 GB dove ho stivato tutto il mio materiale, e che col suo collegamento Usb mi permette di usare qualsiasi computer dovunque vada. Il mio debito di gratitudine per questa elegante soluzione mi impone di intervenire a difesa del povero PowerPoint e dei suoi simili.

Da Altamira in poi

Il programma di presentazione PowerPoint fa parte del pacchetto Microsoft Office, e quindi è il più generalmente usato. Tuttavia funziona benissimo anche il programma di presentazione di OpenOffice, o Flash, che meglio di Power Point si presta a gestire animazioni e multimedialità. Con questi programmi si possono fare molte cose, da audiovisivi per mostre a filmati in animazione per formazione e per svago, anche se la stragrande maggioranza delle persone li usa solo come sequenze di slide a supporto di presentazioni. I produttori forniscono interfacce standardizzate (modelli, layout, combinazioni di caratteri e di colori) per far sì che chiunque, anche senza conoscenze grafiche e di comunicazione visiva, possa mettere insieme una presentazione decente.

La necessità di combinare ciò che si dice con qualcosa da mostrare risale agli albori della civiltà. Gli animali dipinti nelle grotte di Altamira più di 15.000 anni fa probabilmente servivano allo sciamano o all’anziano per parlare di rituali e tecniche di caccia. Nelle aule scolastiche c’è ancora la lavagna con i gessetti. Nelle presentazioni business e nella formazione si usava la lavagna luminosa, ormai sostituita ovunque con il videoproiettore. Ognuno di questi strumenti ha i suoi pro e i suoi contro. Il difetto della lavagna con i gessetti, o dell’attuale tabellone con i pennarelli, è che quando si scrive si voltano le spalle al pubblico, e quindi se ne perde il contatto emotivo, anche se per pochi momenti. La lavagna luminosa  lascia l’oratore di fronte al pubblico, ma ha bisogno di semioscurità, che facilita appisolamenti e distrazioni.

Il problema, la soluzione

Come dice Paul Watzlawick, è la soluzione che crea il problema. Questo è vero anche per PowerPoint, che risolve il problema di preparare una buona presentazione in poco tempo e senza tante conoscenze tecniche o artistiche, ma proprio per la sua facilità di uso genera routine, mediocrità, uniformità di presentazioni. Inoltre, quando ho preparato una sequenza di slide, tendo a seguire solo quella, e quindi a svolgere la presentazione in modo rigido, secondo una linea predisposta. In tal senso la presentazione con PowerPoint non è strategica, non costruisce la conoscenza insieme con i partecipanti, con le loro conoscenze e i loro contributi, ma finisce con l’essere una monotona somministrazione di nozioni preconfezionate.

Molto spesso la sequenza di slide non viene usata per facilitare la comprensione degli ascoltatori, ma come promemoria per l’oratore, il quale si limita a leggere e commentare brevemente le slide l’una dopo l’altra. Ciò porta a fare slide troppo piene di testo o di dati, spesso illeggibili per il pubblico, utili solo all’oratore che così ricorda ciò che deve dire, ma al tempo stesso lo rende poco interessante. Ho visto oratori che si limitano a leggere le slide, dimenticando che un pubblico alfabetizzato se le legge da solo. All’altro estremo ci sono oratori che lasciano su una slide e parlano d’altro. Spesso compaiono frasi scritte in forma discorsiva, con blocchi di testo che scoraggiano la lettura rapida, al posto di brevi elenchi, parole chiave, frasi ad effetto.

Tom Peters ama sparare sul pubblico slide con una sola parola o una sola frase, a creare dubbio, sorpresa, curiosità, emozioni, anche perché spesso le sue frasi lapidarie finiscono con un punto interrogativo o esclamativo. Mischia criteri diversi per sorprendere e spiazzare continuamente l’ascoltatore, passando da slide con una sola parola a slide con interi periodi pressoché illeggibili, a slide quasi vuote. Quindi non è noioso il povero Power Point, ma la monotonia e la ripetitività di chi lo usa. Se seguo pedissequamente i modelli proposti, e faccio slide tutte uguali, con un titolo e tre o quattro frasi, la monotonia è garantita. Se invece alterno slide di testo a immagini, piccole animazioni, domande, forti segni grafici e simbolici, conduco lungo la mia presentazione la tensione emotiva dell’ascoltatore.

Combinare supporti diversi

Una buona idea è combinare supporti diversi. Possiamo partire con una presentazione PowerPoint, poi gestire un momento di interattività con la sala usando la lavagna a fogli mobili.  Possiamo usare il nostro corpo, muovendoci, facendo smorfie, coinvolgendo gli ascoltatori a dire o a fare qualcosa. Possiamo interrompere la presentazione con una domanda, invitando a rispondere i partecipanti, o avviando una discussione, per riprendere la presentazione sutibo dopo. Un criterio generale puo essere questo: se posso fare a meno di supporti, ben venga; se invece ho bisogno di far vedere qualcosa, posso improvvisare al momento su una lavagna per scrivere man mano le cose di cui si parla, oppure, se ogni volta devo riscrivere le stesse cose, è meglio usare una solida e collaudata presentazione PowerPoint. Se poi ho una brutta calligrafia, scrivere col computer è un obbligo.

Prima di organizzare i miei materiali mi chiederò: a che serve la presentazione? Come viene fruita? Come viene gestita? Quanto tempo ho? Quanta gente c’è? In base alle risposte che mi sarò dato, organizzerò la presentazione con tutta la mia creatività personale, dai modi di presentare (in forma di rap? Con un gioco? Con un brainstorming?) alle soluzioni specifiche (immagini, suoni, caratteri, colori, parole chiave, documenti, mappe, grafici). Realizzerò il supporto visivo con i miei standard di qualità (numero di parole e frasi, rapporto figura/sfondo, font e grandezza dei caratteri, pertinenza dei contenuti) e curerò la perfetta corrispondenza fra ciò che dirò e ciò che farò vedere.

Se però la presentazione non la faccio io, ma miei sostituti o collaboratori? Lascio che ognuno di loro faccia le cose a modo suo o fornisco loro uno standard uniforme? Se c’è tempo sufficiente, posso preparare bene tutto il materiale, farlo provare ai collaboratori, osservare e correggere la loro gestione della presentazione. Creerò un modello grafico personalizzato, senza ricorrere a quelli preconfezionati. Userò immagini originali, dai disegni alle foto. Ma quando c’è fretta? Se devo preparare una presentazione… presentabile in poche ore, allora i modelli predisposti possono salvarmi. Certo, terrò presente che sono modelli visti e rivisti, quindi cercherò di usare poche slide significative e puntare di più su ciò che dirò.

Alternative a PowerPoint

Dopo aver deplorato il povero PowerPoint, e dunque aver deciso di non usarlo, che cosa faremo? Ho assistito alla lezione di un famoso professore, che l’ha letta sul monitor del suo notebook senza proiettarla! Oppure a lunghe conferenze solo parlate, con mia grande difficoltà a non distrarmi, a seguire il discorso, a sintetizzare i concetti essenziali. Ho anche visto il grande Marvin Minsky scrivere sui lucidi della lavagna luminosa, e usare bottiglie e cose varie. Danilo Mainardi fa in un minuto un disegno molto espressivo su cui svolge il suo intervento a Quark. Quando ho fatto da chairman ad un incontro con Rob Thomsett ho ingaggiato un trio jazz che intervenisse qua e là a improvvisare sulle differenze fra project management tradizionale e agile.

Se però devo fare la mia solita lezione sul problem setting, o una presentazione al volo, continuo ad usare il mio bravo PowerPoint, o il suo equivalente open.




Umberto Santucci si occupa da più di trent’anni di comunicazione multimediale, con realizzazioni di grandi multivisioni e soluzioni creative per eventi culturali e convention. È coach di problem solving creativo, certificato dalla Scuola di Problem Solving Strategico di Arezzo. È consulente e formatore di agile project management, chaos management, pensiero sistemico, mappe mentali e altri metodi di organizzazione e rappresentazione dei processi mentali. Insegna all’Accademia dell’Immagine dell’Aquila e all’Istituto Superiore di Fotografia e Comunicazione Integrata. Fa parte dello staff di Amicucci Formazione ed è partner creativo di Danny Rose, per la spettacolarizzaazione di grandi eventi fra cui “Giulietta e Romeo” di Cocciante. Ha scritto Fai luce sulla chiave, (L’Airone, 2008).

In Rete: www.umbertosantucci.it

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15 commenti

  1. Massimo

    Condivido pienamente quello sai. le presentazioni con Powerpoint sono cose decisamente piacevoli. Il mio pensiero a va ai convegni prima che le inventassero e suppongo che la partecipazione con gli oratori al limite della sopportazione e da parte unicamente di pochi mentre powerpoint riesce a coinvolgere molti più partecipanti

  2. Mirko Tavosanis

    Tufte ha scritto cose bellissime contro PowerPoint. La soluzione alternativa, in molte situazioni: dei bei fogli di carta, in cui il pubblico può trovare facilmente anche i dati di cui si è parlato all’inizio della presentazione, o si parlerà poi…

  3. Alessio Sperlinga

    Per me il problema non e’ powerpoint bensi’ l’uso o meno di proiettore e midia.
    Professionalmente parlando il problema e’ “voglio qualcosa che faccia bene, con il cioccolato e con una sorpresa dentro”, ovvero, voglio unostrumento software che sia il massimo per fare una presentazione o un corso, che non mi faccia perdere la visione d’insieme, che contenga solo l’indispensabile, che possa anche usare per fare uno stampato e che mi permetta di pubblicare il contenuto su internet.
    Di solito abbino MindManager per il contenuto e la forma, powerpoint per stampa e pubblicazione su web.

  4. Silvano del Lungo

    Ho trovato vere e molto utili le osservazione sugli usi correnti di Power Point e degli altri strumenti di ausilio ala comunicazione al pubblico. Ho trovato interessanti e utili i suggerimenti.
    Grazie

  5. billy de vita

    Ciao Umberto, grazie per la segnalazione di questo articolo.
    Sposo in pieno il tuo titolo: pregi e difetti del relatore (espresse con) le slide.
    Non possiamo aspettarci da uno strumento niente che già non sia nelle nostre corde, e anche consigliando uno stile, una tecnica, direi una sceneggiatura possibile, sarebbe comunque un abito preso in prestito.

    Powerpoint come strumento di supporto, lo è nella misura in cui sopperisce a carenze ed esalta attitudini, partendo ovviamente da una analisi degli obbiettivi preposti, del target, dell’ambiente e, non ultimo, dei contenuti attraverso i quali imbastire l’evento.

    Personalmente, se può interessare, nei “workshow” ho un approccio vicino a quello di Peters, e il PP è una trama non di per se esplicativa: poche e brevi frasi, simboli, contenuti multimediali, e possibilità di navigazione reticolare e non solo lineare: questo permette una migliore rispondenza alla emotività che si riesce a costruire.

    Ovviamente diversa è la costruzione di momenti nei quali l’obbiettivo predominante è la trasmissione di conoscenza, specie se tecnica.
    Il rischio può esserci nella mono-tonia, che occorre gestire sia incentivando partecipazione sui contenuti sia con pause di allegerimento.
    Quando possibile preferisco mettere a disposizione sul web i materiali formativi prima dell’incontro, che diventa poi una discussione più che una lezione.
    In quest’ottica, alcuni PowerPoint possono diventare ottimi strumenti per la costruzione di community, non con il file sharing, ma costruendoci intorno canali d’interazione, la più banale di tutte è l’inserimento in ogni slide della possibilità di inviare una mail di commento con subject già preimpostato..click,scrivi..invio!

    Alla prossima Umberto, Aloha!

  6. Libera Del Lungo

    Ciao Umberto! Leggo sempre con piacere i tuoi articoli, sempre interessanti e soprattutto sempre attuali.
    Sono pienamente d’accordo su ciò che hai detto, e mi sono divertita a guardare alcune slide di Tom Peters: l’efficacia della presentazione dipende assolutamente dalla creatività di chi la crea; certamente, dipende dal target a cui è rivolta!
    Farò prezioso uso delle tue indicazioni per la mia prossima progettazione, che è in corso.
    Spero di risentirti presto, ciao libera

  7. Mauro Zennaro

    Sono da sempre un felice utente Mac.
    Come responsabile di un progetto scolastico per le pari opportunità, ho coordinato l’esecuzione di 20 unità didattiche, fatte da una quindicina di colleghe/i, che dovrebbero (il condizionale è d’obbligo) essere messi in rete e diffuse. E ho passato gli ultimi mesi a combattere con PowerPoint.
    All’inizio tutto sembrava semplice: ho fatto un modello di unità didattica costituita da 20 slide nella quale tutte/i avrebbero dovuto inserire i loro contenuti – stringatissimi – e i link a documenti di approfondimento che ogni docente avrebbe elaborato.
    Non ha funzionato nulla. I ppt che mi sono arrivati giravano su pc e non su mac, oppure i link su pc non linkavano un bel nulla, o anche erano realizzati con una versione di Pp più vecchia, o più nuova della mia, o ancora i file da me rivisti e rispediti al mittente per l’ultimissimo controllo non erano più leggibili.
    Io ho fatto la mia u.d. con Keynote, lo splendido (e semplicissimo) analogo del mac, e poi l’ho esportata in Pp, ma questo non ha funzionato con tutti.
    Quando poi una collega ha tentato di mandarmi un paio di slide contenenti grafici ha avuto un’amara sorpresa: pesavano diversi Mb, mentre gli stessi, fatti con Word, solo pochi Kb.
    Un disastro.
    Ma il problema non è solo tecnico. Ho ricevuto miriadi di presentazioni inutilmente animate, musicate, zeppe di link inutili, lentissime. L’euforia di disporre di tanti gadget comunicativi ha fatto sì che molte persone li usassero tutti! Non sarebbe meglio qualcosa di più austero?
    Personalmente, per le mie lezioni, uso da sempre il pdf, che è realmente interpiattaforma. È semplice: mi faccio il mio impaginato in InDesign e me lo esporto. Ci metto dentro quello che voglio. Ottengo presentazioni precisissime, nitide, leggere. Le leggono tutti.

  8. patrizia lùperi

    l’uso di un trio jazz usato per intermezzi mi sembra un’ottima idea! vengo da un convegno appena svoltosi a CHUR e la musica sarebbe stata importante per sdrammatizzare e ammorbidire gli interventi… ma il power point non si tocca!! ora che sono diventata un’esperta penso che sia fondamentale come strumento, anche se il suo utilizzo molto spesso risulta supersfruttato

  9. Teresella Consonni

    Grazie Umberto,
    sempre lucidi e pertinenti i tuoi commenti. Personalmente cerco di usare un mix privilegiando comunque il rapporto di interattività con il gruppo… a volte proprio per questo motivo uso i lucidi di una presentazione in power point! basta che sia efficace per il rapporto con i partecipanti. Buon lavoro.
    Teresella Consonni

  10. Giovanni Re

    Sono i contenuti quelli che contano, non il contenitore. Quando devo presentare qualcosa preferisco usare immagini impattanti, sappiamo che il cervello lavora per immagini, perchè non usarle? 150, 200 slide per una presentazione di 20 minuti e una platea che si diverte nello scoprire il significato di una immagine, un video, un link, una mappa mentale, o un oggetto che viene consegnato a mano.
    TED insegna. Le slide ci sono ma sono solo di supporto, per rafforzare e far congelare nel cervello della platea il nostro messaggio.

  11. rossana casadio

    … la cose come sempre iniziano male a monte e poi è difficile, se non impossibile, cambiarle. Penso all’uso di PowerPoint nella scuola: migliaia di alunni che senza alcuna guida degli insegnanti si sono buttati sul copia incolla, aggiungi effetti speciali a go go e alla fine leggi pari pari dalle slide ….. E ancor più grave: alla fine, l’insegnante del tutto ignaro o a superficialmente informato, applaude e chiama i colleghi a vedere che belle cose hanno realizzato i suoi alunni!

  12. diego agostini

    Complimenti Umberto come al solito.

  13. Luca Baiguini

    Grazie Umberto per le tue riflessioni.
    Le ho riprese e commentate qui:
    http://www.lucabaiguini.com/2009/09/slide-pro-e-contro.html
    (Scusami l’autocitazione, ma il tema era talmente interessante che ho voluto dedicargli un post).

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