Zimbra, collaborazione open source per tutti

Zimbra si definisce «the leader in open source messaging and collaboration», e non a torto. Fornisce infatti una delle soluzione più complete per la collaborazione aziendale, riuscendo a competere (e in alcuni casi a primeggiare) con diverse soluzioni closed source realizzate da grossi calibri dell’IT mondiale, come IBM (con Domino) o Novell (con Groupwise). Proviamo allora a conoscere meglio Zimbra sia sotto l’aspetto tecnico sia sotto l’aspetto funzionale. La suite è disponibile in tre versioni:

1. Open Source Edition: rivolta agli sviluppatori e alle organizzazioni che cercano una soluzione di collaboration, ma non hanno bisogno di supporto o caratteristiche di amministrazione avanzata;
2. Network Standard Edition: indirizzata a organizzazioni ed enti che hanno bisogno di una soluzione di collaboration enterprise-level e di tutti i servizi di supporto avanzati, volti a garantire continuità operativa e gestione avanzata;
3. Network Professional Edition: versione sostanzialmente identica alla precedente, con la possibilità aggiuntiva di sincronizzarsi con Microsoft Outlook o Apple iSync.

Le limitazioni presenti nell’edizione Open Source – che riguardano la ricerca negli attachment di posta elettronica, le modalità di amministrazione avanzate, la sincronizzazione con i client più popolari, l’assistenza telefonica e poco più – non sono tali da scoraggiare un utilizzo in ambiente “non mission critical” come potrebbe essere una Pmi o un piccolo ente pubblico. In questa occasione analizzeremo le caratteristiche della prima versione, Open Source, passando in rassegna le sue funzionalità principali:

Client di posta: Zimbra offre un rich client di posta elettronica, tecnicamente molto avanzato se rapportato ai client di posta di soluzioni concorrenti. È possibile raggruppare le email in conversazioni, così come assegnare loro tag per identificarle immediatamente (un po’ come le label in Gmail). L’uso è fluido e intuitivo, grazie all’uso pervasivo di Ajax in tutta la suite. È presente un search builder che permette di eseguire ricerche complesse in modo visuale, senza dover ricorrere a regular expression. Le ricerche possono essere salvate, in modo da averle disponibili per un uso successivo.

Rubrica: di immediato utilizzo, non ha nulla da invidiare ad applicazioni stand-alone dedicate. Anche in questo caso è possibile applicare tag ai contatti, raggruppandoli. Anche la rubrica beneficia del search builder, così come tutti gli altri componenti della suite. Per un uso più produttivo all’interno dei gruppi di lavoro, la rubrica può essere condivisa (totalmente o parzialmente) con gli altri membri del team.

Calendario: è una delle applicazioni più utilizzate nelle suite di collaborazione; Zimbra offre la possibilità di creare diversi calendari personali, nei quali inserire i propri appuntamenti. Ovviamente è possibile creare dei calendari condivisi, all’interno dei quali tutti i membri di un gruppo possono inserire appuntamenti e visualizzare eventi inseriti da altri. Le visualizzazione presenti sono quelle comuni ad altre soluzioni di online calendaring, come quella per giorno/settimana/mese. Una funzionalità che avrei apprezzato sarebbe stata la possibilità di utilizzare il drag&drop per spostare gli appuntamenti, così come un editing migliore per gli appuntamenti inseriti.

Documenti: una feature introdotta nell’ultima versione (la 4) di Zimbra è la possibilità di creare e modificare online dei documenti (sia testo che fogli di lavoro), da condividire in gruppo. È disponibile l’editing collaborativo (che funziona in maniera simile ad un wiki) ed è possibile inviare i documenti prodotti via email senza uscire dalla finestra di composizione del documento, risparmiando tempo e focalizzando l’attenzione sul risultato. Purtroppo la gestione di questo tipo di applicazione non è al livello di servizi online dedicati, come Google Docs o Zoho Office, che offrono potenti strumenti di editing e un maggior controllo sull’aspetto finale del documento.

Messaging e VOIP: grazie alla collaborazione con uno dei leader nel campo del VoIP Open Source (Asterisk), Zimbra ha portato il messaging e la comunicazione a voce all’interno della sua suite sotto il nome di Unified Messaging; è possibile chiamare un contatto dalla rubrica, o un numero presente nel testo di un’email o ancora avviare delle conference call con il proprio team utilizzando il Voice over IP, riducendo quindi i costi di comunicazione.

Zimlets: tramite questa funzionalità inedita è possibile integrarsi con altri servizi e creare dei mash up all’interno dell’interfaccia di Zimbra; tramite zimlets, per esempio, è possibile effettuare chiamate via Skype a contatti, o mandare sms ai propri colleghi per avvisarli di un appuntamento improvviso oppure visualizzare un indirizzo ricevuto via email sulle mappe di Google. Le possibilità date dalle zimlets sono pressoché infinite.

I requisiti tecnici

Le richieste minime di sistema per l’installazione e l’utilizzo di Zimbra, sia lato server sia lato client, sono abbordabili senza spendere cifre esorbitanti in hardware di alto livello. Per farla girare al meglio lato server, però, è necessario pensare all’acquisto di server performanti.

Server (tra parentesi i requisiti di sistema con hardware Mac):

• Intel/AMD Cpu 32-bit 2.0 GHz (PPC Mac G5 o superiore, Intel Core Solo o Intel Core Duo);
• Ram minima 2 GB, raccomandata 4 GB;
• 10 GB di spazio su disco per il software e i log con dischi Sata o Scsi, meglio se in Raid per ottenere performance e ridondanza;
• spazio disco addizionale per l’archiviazione della posta elettronica;
• sistema operativo Red Hat Enterprise Linux v.4 o Suse Linux Enterprise Server v.9 (Mac OS X Server 10.4.7).

La versione Open Source, inoltre, è installabile anche su server con sistema operativo Red Hat Enterprise Linux, Fedora Core 4 e 5, Suse 9 e 10, Debian, Ubuntu, Mac OS X. È inoltre disponibile una macchina demo virtuale Vmware con Zimbra preinstallata su Fedora Core 4, che necessita solo di Vmware Player (gratuito) per funzionare. Per esperienza personale, chi decide di utilizzare la versione demo su Vmware dovrebbe contare su una una macchina potente e dotata di molta Ram.

Web client:

• Intel/AMD/Power PC Cpu 1.5 GHz;
• 512 MB Ram;
• Windows XP con Internet Explorer 6.0 SP2 o Firefox 1.5;
• Fedora Core 4 con Firefox 1.5;
• Mac OS X 10.4 con Firefox 1.5 o Safari 2.0.4 (Beta).

Zimbra Open Source vs. le altre soluzioni proprietarie

Perché preferire Zimbra Open Source a soluzioni proprietarie? Non esiste una sola risposta a una domanda in apparenza semplice. Una prima nota a favore di Zimbra è certamente l’essere una soluzione open source: in una soluzione proprietaria c’è solo la software house che si occupa del bug fixing, dello sviluppo di nuove funzioni e del supporto (spesso offerto opzionalmente e a caro prezzo); in una soluzione open source come Zimbra c’è una community che ci lavora (oltre al team di sviluppo, ovviamente) e che fornisce supporto tramite forum, mailing list e magari chat in realtime. I bug vengono scoperti prima, così come prima vengono forniti dei workaround capaci di limitare i problemi in attesa che si sviluppi una patch. Impegare una soluzione open source permette di valorizzare eventuali professionalità aziendali che altrimenti non potrebbero intervenire direttamente e che all’occasione sono in grado di approtare piccole modifiche e personalizzazione.

Un altro punto a favore di Zimbra è l’adattabilità, termine improprio che indica la possibilità di utilizzare una soluzione come Zimbra Open Source in vari contesti, dalla Pmi allo uno studio associato. Realtà di questo tipo mal si concilierebbero con l’utilizzo di soluzioni proprietarie enterprise level e non riuscirebbero a spuntare prezzi concorrenziali per le licenze, dovendo acquisirne un numero ridotto. Le soluzioni proprietarie utilizzano tipologie di licensing complesse e di difficile gestione: ci si trova a volte a dover pagare una somma per la licenza server della piattaforma (con prezzi diversi se installata su server monoprocessore o multiprocessore), più una somma come licenza client moltiplicata per n client aziendali per ogni anno di contratto. Inoltre va messo in conto un sovrapprezzo per i diversi tipi di assistenza (online/telefonica/on site, con intervento in orario esclusivamente lavorativo o 24/7). Anche Zimbra offre due soluzioni a pagamento (oltre alla Open Source, gratuita) ma i costi sono flat: si paga una somma annua per ogni utente e anche per il supporto sono disponibili due opzioni (Basic e Premium).

Il ritorno dall’investimento derivante dall’impiego di Zimbra Open Source è, di conseguenza, più rapido. L’investimento necessario per l’acquisto dell’hardware e il tempo/uomo impiegato per installare e amministrare una soluzione del genere viene ammortizzato prima e meglio, rispetto a un investimento in hardware, licenze, manutenzione, supporto (che spesso non ha fine, se non con la dismissione della soluzione a vantaggio di un’altra soluzione concorrente, e che spinge molte aziende a preferire soluzioni su cui sia possibile effettuare dei leasing operativi o finanziari su lungo periodo). Infine, la formazione: utilizzare una soluzione open source che rende disponibili manuali online, forum e newsgroup spinge chi lo usa a un costante auto-apprendimento per utilizzare al meglio la risorsa, piuttosto che ricorrere a costosi corsi di formazione forniti dall’azienda produttrice della suite proprietaria.

L’alternativa open source

Come abbiamo visto sono diversi i motivi che potrebbero spingere un’azienda all’implementazione e all’utilizzo di Zimbra Open Source rispetto ad analoghe soluzioni proprietarie, sia sotto l’aspetto tecnico (alcune funzionalità non sono disponibili in analoghi prodotti commerciali e closed-source) sia sotto l’aspetto economico. Chiaramente alcune aziende potrebbero preferire di rivolgersi comunque al “brand noto”, per esempio perché se ne conosce l’affidabilità o si hanno rapporti economici privilegiati, ma sono decisioni da prendere a livello commerciale e non tecnico. Se invece avete letto quest’articolo e siete dei tecnici che possono far sentire la propria voce all’interno del processo decisionale, forse è il momento di approfondire quanto detto e suggerire magari a chi di dovere una una svolta open source.