Supporti ottici per la conservazione dei documenti digitali

Le regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico, idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, contenute nello schema di deliberazione approvato dall’Aipa lo scorso 17 ottobre, sostituiranno interamente – subito dopo la pubblicazione della deliberazione – le precedenti disposizioni contenute nelle deliberazioni 28 luglio 1994, n. 15 e 30 luglio 1998, n. 24.

L’Aipa, ai sensi dell’art. 6, 1° e 2° comma, del Testo Unico sulla documentazione amministrativa, d.p.r. 445/00, si propone di semplificare le modalità di conservazione dei documenti digitali e di quelli analogici, mediante memorizzazione su supporto ottico, fermo restando che, qualora non vi siano ragioni contrarie, le pubbliche amministrazioni e i privati possono utilizzare un qualsiasi supporto di memorizzazione, idoneo a garantire la conformità all’originale.

Il procedimento di conservazione su supporto ottico – che si conclude, in ogni caso, con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale – si svolge con modalità in parte diverse, a seconda che abbia a oggetto documenti digitali – comprensivi dei documenti informatici – ottenuti attraverso un processo di elaborazione elettronica, o documenti analogici, comprendenti sia i documenti cartacei, sia i nastri audio o video tradizionali.

Il documento conservato, inoltre, in base all’art. 6 della deliberazione, deve essere reso leggibile in qualunque momento presso il sistema di conservazione, deve essere reso disponibile, a richiesta, su supporto cartaceo, e può essere esibito anche per via telematica.

L’art. 5 disciplina, invece, le funzioni del responsabile del processo di deliberazione, che deve, tra l’altro, sovrintendere all’organizzazione e alla gestione del sistema di archiviazione, nonché alla verifica e alla sicurezza di tutta la procedura.