Sono in vacanza fino al…

OOO! Non solo un’esclamazione di sollievo per le imminenti vacanze, ma anche la sigla inglese Out Of Office. Ferie natalizie ed estive sono il momento clou degli scambi automatizzati tra caselle di posta; e dunque, perché non cogliere la palla al balzo e raccontare una storia anche in questa occasione? Iniziamo con il mettere in pensione le frasi fatte che riempiono decine e decine di siti web come FuoriUfficio: formalmente perfette, ma perfettamente impersonali.

Buongiorno, sono fuori ufficio.
Risponderò alla sua email appena mi sarà possibile.
Saluti.

Promozione automatica

Da queste premesse è nata ad esempio l’iniziativa dell’Ente Nazionale Croato per il Turismo: la scorsa estate ha istituito il primo OOOAward, con tanto di viaggio premio in barca a vela lungo le coste della Croazia.

Da out-of-office a escape-to-holiday: il concorso dell’ente croato per il turismo.

Il titolo di vincitore nazionale per l’Italia, che ha partecipato alla finale globale, se l’è portato a casa Alessandro Marras con il messaggio:

Avete ragione… so che dovrei finire di fare quei lavori in ufficio, dovevo farlo entro ieri e io sono scappato in vacanza… ma facciamo un gioco… sono su una delle 1.244 splendide isole della Croazia… se mi trovate, giuro che ritorno… #tantononcelafate #outofoffice

Due piccioni con una fava: marketing territoriale e messaggio di fuori ufficio. La statunitense Maria Belcher è stata consacrata invece vincitrice globale del concorso da questo:

Miei cari colleghi, oggi non lavorerò affatto. Mi trovo in uno stato di piacevole e assoluta beatitudine e mi recherò in Croazia per imparare a pronunciare correttamente la parola “fijaka”. Per favore, resistete fino a quando non sarò più OUT OF OFFICE.

E su Twitter l’hashtag #outofoffice continua a regalare grandi soddisfazioni.

Mi spiace; sto nuotando con i delfini, senza wi-fi, in una laguna incantevole…

Messaggi d’autore.

La nota catena Westin Hotel & Resorts ha assunto alcuni autori della casa editrice di Dave Eggers McSweeney’s per compilare testi esilaranti su misura. Atterrando su WestinOOOgenerator potete impostare il nome, tipo della vacanza (mare, montagna, città), compagnia (da soli, con il partner, famiglia o amici), date di partenza e ritorno, un eventuale contatto alternativo da stressare in vostra assenza. Ecco un esempio rimaneggiato dall’inglese all’italiano:

Grazie per il contatto. Non sono in grado di prendere in carico il tuo messaggio in questo momento, perché ho scoperto che sono veramente brava a fare parapendio e devo compensare il tempo perduto. È una scoperta strana da fare a questa età, ma pazienza… non esiste alcun evento olimpico per questo sport! Mi sono interrogata su quali altre attività specifiche per le vacanze sia brava: windsurf? vela? sci nautico? C’è solo un modo per scoprirlo. Esplorerò il mio potenziale atletico dal 28/7 al 23/8. Si prega di contattare [email protected] mentre sono lontana. Stammi bene, Alice

Le informazioni ci sono, ma è uno strumento da usare con cautela, soprattutto se avete un lavoro che richiede un certo rigore diplomatico con i destinatari. Riservate l’ironia per la casella mail personale, ecco.

Quello che pensiamo davvero quando prepariamo un messaggio automatico.

Scherzi a parte.

E ora proviamo a riassumere in cinque punti come deve essere strutturato il messaggio (serio) perfetto:

1. Inserite solo le informazioni necessarie. Non è detto che chi vi scrive una mail sia una persona che conoscete e/o con la quale volete condividere i vostri spostamenti.
2. A meno che non siate diretti nel cuore della foresta amazzonica, evitate di scrivere le solite formule “non avrò accesso a internet/wifi”. E quello smartphone in tasca?
3. Se avete contatti con l’estero scrivete il messaggio in doppia lingua, ma non traducete letteralmente; variate espressioni e composizione.
4. Siate formali, ma non troppo. Ringraziate sempre.
5. Valutate di non impostare un messaggio automatico, non l’ha mica ordinato il medico. In fondo è estate e si sa che i tempi sono più rilassati (e gli uffici chiusi).

Il grafico di Michelle Rial per Buzzfeed: quanto informare e quanto vantarsi?