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Ricordati il latte, e tutto il resto

09 Ottobre 2007

Ricordati il latte, e tutto il resto

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Ci sono quelli che hanno l’agenda in testa. E ci sono quelli che annegano nei post-it, usano l’agenda del cellulare, quella del palmare e quella del Pc passando il tempo a sincronizzarle per evitare disastri. Per questi ultimi c’è Remember The Milk

Le liste (e gli strumenti per gestirle) abbondano sul web. Ma le liste più delicate sono le cosiddette “to-do list”, ossia gli elenchi di cose da fare, da ricordare. Chiunque abbia un lavoro, una famiglia e qualche attività parallela (ricreativa o meno) sa bene che uno dei maggiori problemi è quello di mantenere sincronizzate tutte le agende. E siccome non a tutti è concessa un’efficiente segretaria personale e nemmeno un super-palmare che trilla reminder in continuazione, la soluzione ideale può essere un’applicazione come Remember the Milk, che in due anni è cresciuta esponenzialmente come numero di utenti rispetto ai due iniziali (i creatori del servizio, che inizialmente lo avevano concepito come un servizio di reminder esclusivamente personale).

Facciamo subito un po’ di chiarezza: Remember the Milk è un’applicazione diversa da Google Calendar, e – sebbene alcune funzionalità si sovrappongano – l’obiettivo dei due servizi è abbastanza differente. Il primo è un generatore di liste (anche della spesa, volendo) con qualche funzionalità di calendario; il secondo è un calendario per appuntamenti con qualche funzionalità di gestione liste. In pratica, è possibile anche fondere i due servizi (ad esempio integrando le liste di RTM nei calendari di Google), ma si tratta di operazioni avanzate per le quali rimandiamo alla dettagliatissima sezione di Help di RTM.

Creare le liste necessarie non è difficile, specialmente da quando RTM ha la sua versione in italiano (segno della buona diffusione delle applicazioni web 2.0, anche se come spesso accade le traduzioni suonano a volte un po’ improbabili). Dopo una classica registrazione, la prima pagina di RTM (generalmente vuota) è quella della Panoramica, che può essere raggiunta in ogni momento dal menu in testata e che volendo può anche essere automaticamente evitata, nel caso si preferisca arrivare di default alla pagina dell’elenco Attività (certamente la più densa di informazioni). La Panoramica è utile nella misura in cui presenta un sintetico riepilogo delle attività in scadenza per il giorno in corso e quello successivo, con la possibilità di avere il colpo d’occhio sugli impegni settimanali, e una tag cloud che riporta nella classica forma “più grande, più importante” le parole chiave che identificano le incombenze dell’utente.

Le cose si complicano nella sezione Attività, dove abbiamo la possibilità di inserire promemoria all’interno di liste predefinite (Inbox, Lavoro, Personale, Studio e Inviate) e di gestire i contenuti inseriti. Per aggiungere un’attività basta ciccare sul link apposito nella parte centrale della pagina, scrivendone una breve descrizione. L’attività viene inserita in una lista; passando col mouse sulla lista, nel box in alto a destra vengono visualizzate le informazioni di approfondimento relative alla singola attività. Cliccando sulle corrispettive righe di testo, è possibile inserire la scadenza prevista, l’eventuale ripetersi dell’attività, il tempo stimato, i tag (etichette), la location (in un mash-up con Google Maps, RTM può geolocalizzare le attività su una cartina stradale, utile specialmente quando l’attività la deve svolgere qualcun altro) ed altre informazioni.

Nel menu centrale, invece, tra l’elenco di liste e l’elenco di attività, c’è un menu di gestione che permette di definire l’attività come completata, di posticiparla o di assegnarla ad una particolare lista, di darle una priorità particolare (viene visualizzata dai colori più o meno accesi nella colonna più a sinistra) o anche di condividerla e/o inviarla ad un altro utente a sua volta iscritto a RTM (ecco il senso delle liste predefinite Inbox e Inviate). A loro volta le attività possono anche essere ordinate per nome, per data di scadenza o per priorità.

La difficoltà di questa interfaccia sta tutta nella filosofia “on mouse over” che cambia parti della pagina mentre passiamo col puntatore su una voce o sull’altra. Basta farci un po’ l’abitudine. RTM è sicuramente migliorabile: come tutti i servizi 2.0 è in perenne versione beta, e la sua grafica, contrariamente alla tendenza verso la più totale semplificazione è fin troppo ricca di informazioni. Ma una volta capito il meccanismo sarà sempre più semplice creare to-do list per ogni esigenza.

Ad esempio, è possibile inserire liste diverse in più rispetto a quelle standard. Per farlo, è necessario cliccare sulla voce Impostazioni del menu in testata, e successivamente sulla tab Liste. L’aggiunta di nuove liste (ad esempio “acquisti da fare”, “pagamenti da effettuare”) è analoga all’aggiunta di un’attività all’interno di una lista, vista poco sopra. Sempre nelle impostazioni, si possono gestire le Location (i luoghi sulle mappe dove si svolgeranno le attività), i Promemoria (che possono essere inviati automaticamente via mail o su IM), la sincronizzazione con Windows Mobile e altri settaggi particolari.

Il sistema di geotagging delle liste di RTM, accessibile dalla voce Location del menu in testata, è immediato: si va nel dettaglio quanto si vuole con Google Maps e poi si seleziona Nuova Location per salvare la via, il quartiere o la città visualizzata nell’elenco dei luoghi di interesse. Ovviamente è possibile inserire un numero infinito di location, gestibili a piacere e richiamabili dal dettaglio delle attività nella schermata principale di RTM.

Dal link Contatti, invece, possiamo invitare amici e colleghi a usare RTM, in modo da creare una rete di persone indaffarate che hanno diverse attività in corso e che possono anche assegnarle ad altre persone del network! Con i propri contatti, organizzabili anche in gruppi, sarà possibile semplicemente condividere la propria lista o anche assegnare a qualcun altro un compito specifico, che toccherà a lui portare a termine.

Da uno sguardo d’insieme, è facile capire come RTM possa servire egregiamente per scopi più banali (come fare una lista della spesa) e per applicazioni più complesse (fino ad arrivare ad una forma rudimentale di project management). E se giocarci diventa troppo complicato, c’è una fornitissima sezione di FAQ (in inglese) che spiegano nel dettaglio tutte le possibilità più avanzate.

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