Panico da risparmio. Una ricerca di Ariba spiega le reazioni delle aziende allo stallo dell’economia

Si parla spesso della scarsa tendenza al consumo delle famiglie occidentali per effetto dell’incertezza economica, le crisi e i venti di guerra. Un dato a cui molti addebitano il blocco della ripresa mondiale. Meno consumi, meno economia e crisi a valanga.
Le aziende non sono da meno e rivestono un ruolo importantissimo per il volume di scambi che impegnano nel settore acquisti.

Un’interessante e ben fatta ricerca commissionata da Ariba, azienda leader delle soluzioni Enterprise Spend Management (ESM, Gestione della Spesa Aziendale), scopre i comportamenti delle aziende di fronte alle incertezze economiche dovute alla mancata ripresa dell’economia.

Per dirla con Jamie Anderson, Programme Director e ricercatore presso il Centre for Management Development della London Business School “dato che queste aziende trattano con un numero elevatissimo di fornitori e possiedono budget di spesa enormi, gli effetti a catena di una riduzione della spesa a questi livelli sono colossali quando si considerino gli investimenti posticipati, i fallimenti e i relativi costi economici e sociali”.

Una ricerca, condotta su oltre 200 aziende in cinque paesi europei fra cui l’Italia, conferma che gli uffici acquisti rispondono al rallentamento dell’economia cercando risparmi nelle spese: il 55% delle aziende ha acquistato meno prodotti e servizi, con una riduzione media del 12% mentre l’87% ha cercato di ridurre i costi unitari degli acquisti, risparmiando il 10% circa. L’impatto complessivo sull’economia è pari a oltre 5 miliardi di Euro in meno in un solo anno

La ricerca sulle modalità di gestione dei budget di spesa delle aziende europee nel 2003 è stata condotta in collaborazione con la London Business School per conto di Ariba, produttore leader di soluzioni ESM (Enterprise Spend Management).
I dati, estrapolati da ben 200 interviste ai responsabili acquisti delle maggiori realtà di tutta Europa, indicano una tendenza al “panico da risparmio” che porterà gli uffici acquisti delle aziende a decidere, per il secondo anno consecutivo, una serie di misure per la riduzione dei costi a breve termine. Dopo aver ridotto significativamente i propri budget nel 2002, in assenza di segni chiari di ripresa le aziende europee hanno iniziato il 2003 con una lista della spesa più corta, accompagnata dall’intenzione di ridurre il numero di fornitori e i prezzi unitari di beni e servizi.

La survey, condotta dalla società di ricerche britannica Vanson Bourne per conto di Ariba e dai ricercatori della London Business School, si è svolta lo scorso autunno su un campione di oltre 200 responsabili degli uffici acquisti di aziende appartenenti ai settori industria, chimica, farmaceutica e servizi finanziari in Italia, Francia, Germania, Regno Unito e area Benelux, e con un fatturato annuale minimo di 400 milioni di Euro.

I risultati della ricerca sottolineano l’impatto diretto che le strategie di acquisto esercitano sull’attuale panorama di business europeo:

• riduzione delle spese nel 2002: il 55% delle aziende europee afferma che il rallentamento economico ha già causato una diminuzione dei prodotti acquistati nel corso del 2002, per una riduzione media pari al 12%;
• ulteriori riduzioni attese per il 2003: 9 aziende su 10 stanno tentando di ridurre i costi unitari delle merci che acquistano; l’anno scorso, tale tentativo era perseguito da 5 aziende su 10;
• una stretta sui fornitori: il 69% delle aziende intende ridurre il numero dei propri fornitori. In media, l’aspettativa è quella di ottenere un risparmio del 10,3% in occasione delle rinegoziazioni dei contratti;
• non tutto è sotto controllo: nonostante la retorica del taglio dei costi e della definizione degli obiettivi di budget, le aziende risultano carenti quando si tratta di implementare nuove iniziative rivolte alla gestione degli acquisti.

“Sembra proprio che le aziende siano state colte da una sorta di “panico da risparmio”, per reazione al rallentamento dell’economia europea”, sottolinea Steve Muddiman, Vice President of Marketing Emea di Ariba. “Abbiamo constatato come le aziende cerchino di ridurre gli acquisti e abbattere i costi unitari in risposta alle pressioni esterne, senza soffermarsi a riflettere strategicamente sulle proprie attività di business. L’economia sta già risentendo degli effetti dei tagli decisi nel 2002, ma sembra che vi sia un’ulteriore riduzione in concomitanza con una maggiore aggressività nelle negoziazioni dei contratti relativi al 2003”.

Una panoramica europea

“Le aziende europee che abbiamo interpellato possono essere usate come barometro per l’intera economia”, spiega Jamie Anderson, Programme Director e ricercatore presso il Centre for Management Development della London Business School. “Queste aziende stanno già riducendo i rispettivi budget per milioni di euro, e possiamo supporre che tutte le altre realtà di ogni dimensione siano intenzionate a fare lo stesso”.

Gli intervistati hanno risposto a domande relative a tutti gli aspetti del processo di corporate spending, dall’analisi della spesa e dalla ricerca di nuovi fornitori fino all’assegnazione dei contratti, alla loro regolazione e al pagamento delle fatture, compreso il ruolo che la tecnologia può giocare nel rendere più efficiente un processo complesso come questo.

I confronti effettuati tra i diversi Paesi nel report “The European Spend Agenda 2003” evidenziano alcune interessanti caratteristiche nelle abitudini di spesa e nell’orientamento verso il processo di spend management, con alcune significative diversità tra Italia, Regno Unito, Francia, Germania e Benelux.

“Tutti i Paesi mostrano un obiettivo comune in termini di risparmio sui costi, ma con diversi livelli di aggressività nel perseguire i traguardi stabiliti. La fiducia in Internet varia da Paese a Paese, così come l’input dell’ufficio acquisti sulla strategia aziendale”, commenta Anderson.

Italia – il valore del contratto
L’Italia è il Paese con la percentuale più alta di aziende che hanno ridotto i loro volumi di acquisto nel 2002, con il 68% rispetto alla media europea del 55%. L’Italia vanta anche il taglio più cospicuo (12%) subito dopo il Regno Unito (14,9%). Inoltre, all’88% delle aziende italiane interessa ridurre il costo unitario dei beni e servizi acquistati. Soltanto la Germania ha registrato un valore più elevato, con il 96%. Il risparmio medio cui puntano queste aziende è un significativo 9,3%, inferiore soltanto al valore del Regno Unito (9,6%). Le aziende italiane hanno pianificato attivamente questo tentativo di ridurre i costi: soltanto il 20% ha ammesso di non aver definito alcun obiettivo preciso (la percentuale più bassa insieme alla Francia), rispetto al 44% del Regno Unito.

Le aziende italiane vantano generalmente ottime relazioni con i loro fornitori e, nonostante l’esigenza di contenere i costi, la percentuale che si dichiara interessata a ridurre il loro numero è inferiore alla media europea (64% contro il 69%). Non a caso, le aziende italiane vantano la maggior percentuale di fornitori inquadrati da specifici contratti: il 73%, a fronte del 53% della media europea. La ragione di questo dato risulta evidente considerando che lo sconto medio che le aziende italiane spuntano dai loro fornitori è del 12,5% contro una media europea del 10,3% e del solo 7,3% in Francia. Questo dato conferma l’importanza per le aziende italiane di instaurare rapporti regolati contrattualmente con i fornitori e rende le aziende italiane le meno interessate a ridurre gli acquisti da fornitori non inquadrati: tale valore si colloca al 76% contro l’81% della media europea.

Regno unito – muoversi alla cieca
Il Regno Unito è il maggior responsabile del “panico da risparmio” anche se ritiene che Internet sia un mezzo utile per raggiungere gli obiettivi fissati (secondo il 94% degli interpellati). Il 64% delle aziende britanniche – percentuale decisamente più elevata che in altri Paesi – non ha definito obiettivi specifici per il 2003. Inoltre, presenta la proporzione minore (36%) di responsabili degli acquisti che riferiscono direttamente al consiglio di amministrazione. Nel Regno Unito i responsabili degli acquisti sostengono di aver tagliato le spese del 14,9% nel corso del 2002, più di qualunque altra controparte europea.

Francia – lo scetticismo
I francesi restano scettici sul valore di Internet quale strumento adatto a ridurre i costi degli acquisti: solo il 44% ritiene che Internet possa giocare un ruolo in questo contesto. Le aziende francesi hanno fissato per il 2003 gli obiettivi di taglio dei costi più contenuti (6,7%) e presentano il minor numero di fornitori inquadrati nell’ambito di contratti concordati (43%).

Germania – all’avanguardia nello spend management
La Germania possiede un’elevata quantità di responsabili degli acquisti che riferiscono direttamente al consiglio di amministrazione (66%) e presenta un’alta penetrazione della tecnologia di e-Procurement nel numero più ampio di categorie di spesa. La maggiore sfida che attende le aziende tedesche riguarda l’analisi dei campi nei quali possono essere conseguiti risparmi (72%).

Benelux – alle prese con la fatturazione
Le aziende di quest’area hanno segnalato la riconciliazione delle fatture come una delle sfide principali (64%), ma presentano anche una delle minori penetrazioni della tecnologia di e-Procurement e una scarsa fiducia in Internet, in cui crede solo il 52% degli interpellati. Scarsa è anche la proporzione di fornitori inquadrati tramite contratto.

La strategia di spend management

Nonostante il 53% degli interpellati risponda direttamente al consiglio di amministrazione (con un piccolo incremento rispetto al 2002), continua a mancare una chiara strategia finalizzata a perseguire l’efficienza negli acquisti. Sebbene il 95% del campione affermi che rendere gli acquisti maggiormente efficienti sia uno dei propri obiettivi, il 39% non possiede un target definito al riguardo – anche se qui la situazione è migliorata rispetto al 53% del 2002.

Il consenso riguarda solamente la riduzione dei volumi o la contrattazione dei costi unitari di beni e servizi, con i responsabili degli acquisti che intendono strappare migliori condizioni per il 2003. Le aziende che hanno fissato obiettivi di risparmio prevedono di ridurre le spese del 9,1% nel 2003, contro il 7,5% del 2002. Il 42% ritiene che il modo migliore per ridurre le spese derivi da un miglioramento del sourcing e della negoziazione dei contratti. Concordando contratti con i loro fornitori, le aziende stimano di risparmiare circa il 10% sui costi dei beni o dei servizi acquistati; tuttavia, questi contratti non sembrano rappresentare una garanzia per i fornitori, dato che le aziende ammettono di volerne ridurre il numero complessivo del 69%.

Le aziende stanno ancora faticando a conseguire risparmi sostenibili al loro interno, nonostante vi sia una netta attenzione verso la riduzione delle spese. I responsabili interessati ammettono che una delle sfide più impegnative consista nel far in modo che le rispettive aziende adottino nuovi processi per gli acquisti. Il 58% indica nella gestione del processo e della conformità contrattuale l’aspetto più problematico, ma il 67% ritiene che la tecnologia abbia un ruolo da svolgere nel migliorare i processi di spend management.
“I responsabili degli acquisti si sono dati da fare lo scorso anno e hanno identificato i punti nei quali possono conseguire ulteriori risparmi”, nota Anderson. “Ampliare tali iniziative attraverso l’intera organizzazione aziendale continua però a rappresentare una vera sfida”.

“C’è sempre la possibilità di conseguire rapidamente vantaggi a breve termine, ma le aziende più prudenti stanno adottando una visione olistica rispetto alle sfide che toccano lo spend management”, ha concluso Muddiman.
“Le aziende stanno perdendo denaro e opportunità di risparmio perché non riescono a gestire in modo adeguato i contratti di cui dispongono”.

Il confronto tra 2002 e 2003

Il primo studio “Spend Agenda” è stato effettuato agli inizi del 2002 in concomitanza con i primi segni del rallentamento economico. Le condizioni sono poi peggiorate, tanto che il 55% delle aziende ha diminuito i prodotti e i servizi acquistati. Nel 2002 la ricerca è stata caratterizzata dalla diffusione di ricontrattazioni con i fornitori tese a concretizzare risultati vantaggiosi immediati.

Nel 55% di aziende che hanno ridotto i budget, la ricerca di ulteriori risparmi futuri è cresciuta aumentando del 20% i nuovi target di riduzione della spesa. Il numero di aziende che cercano di abbattere i costi unitari delle merci è aumentato del 67% rispetto allo scorso anno, passando dal 52% all’87% degli interpellati.

“Quest’anno i tagli stanno andando in maggior profondità”, rileva Anderson.
“La riduzione media prevista negli acquisti in grandi quantità è del 12% contro il 10% dello scorso anno. Dato che queste aziende trattano con un numero elevatissimo di fornitori e possiedono budget di spesa enormi, gli effetti a catena di una riduzione della spesa a questi livelli sono colossali quando si considerino gli investimenti posticipati, i fallimenti e i relativi costi economici e sociali”.