Organizzare i documenti per il lavoro in team

Una pessima gestione dei file è una pessima gestione del tempo

La domanda che deve subito farti scattare sull’attenti è Sai mica dov’è il report di XYZ?.

Quando ho iniziato il mio percorso nel posto di lavoro per me più bello del mondo, in cui sono stata cresciuta come manager, ma anche come persona, esistevano ancora i manuali cartacei. Il primo giorno mi sono seduta e mi hanno dato in mano il manuale operativo e mi hanno chiesto di leggerlo con attenzione e rileggerlo ogni volta ci fosse stato un dubbio. Da quel documento ho capito l’organizzazione dell’azienda, sia operativa sia a livello documentale. Devo ammettere che è stata l’unica in cui ho avuto sempre facilità di trovare anche documentazione archiviata molti anni prima da persone addirittura non più presenti senza dover mai dire: Stefano, mi potresti dire dove trovo….

Saper archiviare correttamente la documentazione perché tutti la ritrovino è vitale, non fondamentale.

Immagina di dover cercare le specifiche di un progetto precedente per evitare di reinventare la ruota. Se i tuoi documenti sono stati archiviati con criterio ti basta un click per accedere alle informazioni che ti servono. Senza un sistema di archiviazione adeguato, potresti passare ore (se non giorni) a cercare quei dati tra email, cartelle condivise e hard disk esterni. E nel mondo del project management, il tempo è denaro.

Se la documentazione è archiviata e nominata correttamente sarà più semplice trovare un documento. Magari non ci si ricorda il nome completo dello stesso, ma di sicuro se conoscerà almeno uno degli elementi che ti aiuterà a restringere i risultati della ricerca, quindi, risparmiando tempo.

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Inoltre se il nome è parlante, univoco, quando sarà condiviso sarà più facile evitare di aprire il documento per capire cosa contiene e quali relazioni ha con altri file. Si va a colpo sicuro.

Infine qualora un documento venga spostato dal suo luogo di archiviazione, quando il documento è al di fuori della cartella iniziale un nome file appropriato conserva le informazioni descrittive importanti.

Come sempre, prima di lanciarci in strumenti meravigliosi che possano aiutarci ad archiviare perfettamente ogni documento vorrei che ragionassimo su come farlo con semplicità.

Organizzazione e archiviazione dei documenti

Il project management è sinonimo di comunicazione. Devi mantenere informati i tuoi stakeholder, aggiornare il team, gestire le aspettative dei clienti. Tutto questo richiede che le informazioni siano non solo accessibili, ma anche coerenti e precise. Un sistema di archiviazione ben strutturato garantisce che tutti abbiano accesso alla stessa versione del documento, evitando fraintendimenti ed errori. Non è solo una questione di efficienza di processo, ma anche di conformità alle normative legali e di settore che possono richiedere la conservazione dei documenti in modo sicuro e accessibile solo a chi ne ha diritto. Questo non solo protegge le informazioni sensibili e riservate, ma ti mette al riparo da potenziali sanzioni legali.

Fin qui tutto chiaro, ma come si traduce in pratica? Ecco alcuni passi fondamentali per implementare un sistema di archiviazione efficace.

1. Classificazione dei documenti. Identifica le diverse tipologie di documenti che utilizzi e crea una struttura di cartelle chiara e logica. Per esempio puoi organizzare i documenti per progetto, fase di progetto e tipo di documento.
2. Naming convention. Stabilisci una convenzione di denominazione dei file che sia facile da comprendere e seguire. Evita nomi vaghi come documento1.docx. Sii specifico: Progetto_X_Fase1_Requisiti.docx.
3. Accesso e permessi. Definisci chi ha accesso a cosa. Non tutti i membri del team devono avere accesso a tutti i documenti. Usa permessi e livelli di accesso per proteggere informazioni sensibili.
4. Backup regolari. Assicurati di fare backup regolari dei tuoi documenti. Non c’è nulla di peggio che perdere dati critici a causa di un guasto tecnico.
5. Software di gestione documentale. Investi in un buon software di gestione documentale che possa automatizzare molti dei processi di archiviazione e recupero dei documenti. Esistono molte opzioni sul mercato, da quelle gratuite a quelle enterprise.

Quando ho iniziato la mia avventura da piccola imprenditrice, con molte persone esterne, parecchie collaborazioni da freelance, e pian piano la bellezza di 60 blogger che scrivevano sullo stesso sito e tutte dovevano essere gestite, ho creato immediatamente il sistema di gestione documentale.

Esempio elenco procedure, istruzioni, modelli del sistema di gestione della mia web agency.

Perché sapevo che sarebbe stato l’unico modo per eliminare gli sprechi di tempo nella ricerca di file nominati a fantasia da ognuna delle persone che dovevano aver a che fare con il mio sistema di archiviazione, il classico Google Drive.

Esistono software di gestione documentale con i quali tutta la nomenclatura può essere gestita facilmente, e che permettono massima sicurezza: Document Management System (DMS).

Un DMS è un software progettato per gestire, archiviare e tracciare documenti digitali in una organizzazione. Offre un ambiente centralizzato dove i documenti possono essere organizzati, indicizzati e recuperati in modo rapido ed efficiente. Il DMS semplifica la gestione dei flussi documentali riducendo la dipendenza dai supporti cartacei e migliorando l’accessibilità ai file, sia per gli utenti interni sia per quelli esterni, in base alle autorizzazioni definite.

Un aspetto chiave del DMS è la possibilità di versionamento dei documenti, che permette di monitorare le modifiche apportate nel tempo, mantenendo traccia di chi ha eseguito quale cambiamento e quando. Questo migliora la collaborazione tra i team e riduce il rischio di errori o duplicazioni. Inoltre la funzione di ricerca avanzata consente di individuare rapidamente documenti specifici tramite l’uso di parole chiave, metadati o altri criteri. Dal punto di vista della sicurezza un DMS offre un controllo sugli accessi e una crittografia, garantendo che solo le persone autorizzate possano visualizzare o modificare determinati documenti. Infine contribuisce alla conformità normativa, poiché semplifica l’archiviazione e il recupero di documenti necessari per audit o verifiche legali, garantendo una gestione ordinata e tracciabile.

Noi, però, stiamo imparando ciò che ci serve per comprendere il perché di ogni attività da project manager, e anche a saperci destreggiare quando tutto ciò che riguarda l’organizzazione nella nostra azienda, non esiste. E le aziende non sono sempre pronte a gestire un DMS, deve esserci una bella maturità alla base.

Per cui la prima cosa da fare è avere chiara la struttura di documentazione di processo, per poi partire con la propria nomenclatura. Un’ossatura documentale ti permette di avere fin da subito un ordine dal quale lavorare. Non si fa in solitaria, sia chiaro, successivamente devono essere coinvolte le figure apicali e il team, se in azienda non esiste già un minimo di criterio in merito.

A questo punto, possiamo iniziare a creare una gerarchia di cartelle chiara e logica. Pensa alla tua struttura delle cartelle come a un albero genealogico. In cima hai le radici che rappresentano i grandi progetti o dipartimenti. Da lì si diramano i vari rami, ovvero le sottocartelle per le diverse fasi del progetto, i team e le categorie specifiche di documenti.

Attenzione: nel caso in cui, come me, hai spesso a che fare con clienti e partner che inseriscono file nelle cartelle, devi avere un’istruzione che li metta nelle condizioni di utilizzare la tua nomenclatura e il tuo ordine. Entrano a far parte del tuo processo fin da qui. Non servono grandi istruzioni, devono essere semplici.

La prossima figura mostra un esempio per l’istruzione che forniamo ai clienti per caricare i file nelle cartelle.

Esempio di comunicazione con il cliente per introdurlo nel nostro processo di archiviazione documentale.

A seconda della complessità di progetto potrai ritrovarti con differenti cartelle nelle quali inserire i tuoi contenuti, ma se hai definito precisamente il tuo processo sarà tutto più semplice.

Prendiamo come esempio la parte di lavoro di cui mi occupo da sempre: tutto ciò che ha a che fare con il traffico organico e il contenuto generato dagli utenti, quindi SEO, content marketing e social media marketing. Una cosa semplicissima da cui partire è la cartella madre.

Esempio di cartella madre per l’archiviazione documentale dei progetti.

La cartella madre viene copiata per ogni cliente e personalizzata con il nome dello stesso. Ha una gerarchia necessaria, che viene prima studiata con il processo: se non c’è flusso di processo mappato la gestione documentale non è gestione, lo ripeto.

Per cui una volta presente il flusso va decisa l’alberatura gerarchica; ti consiglio di pensare a un massimo di 3 livelli di cartelle, per cui al massimo due sottocartelle, dalla più generica alla più specifica. Cerca, in tutti i modi, di non avere eccezioni. Una volta compreso il processo, la gestione documentale deve essere identica per ogni progetto: standardizzare è la parola magica.

Prendiamo come esempio la cartella progetto di un’agenzia web che viene pensata per ricoprire tutte le aree di lavoro e, successivamente, si sceglieranno le cartelle opportune a seconda della complessità e delle aree coinvolte.

Esempio di architettura della gestione documentale creato per la mia Web Agency in collaborazione con il mio Director of Operation.

Questa struttura ti permetterà di trovare precisamente tutta la tua documentazione; se pensi che sia eccessivo sappi che il tempo perso per cercare documenti è il male di ogni azienda, e non è tempo investito è davvero perso.

Ora che hai una struttura di cartelle ben definita è il momento di etichettare i tuoi documenti con metadati pertinenti. Non stiamo parlando di mettere un’etichetta qualsiasi, ma di creare un sistema di classificazione che non solo faciliti la ricerca, ma renda anche la gestione dei documenti un’operazione senza stress.

I metadati sono informazioni aggiuntive che descrivono il contenuto dei tuoi documenti. Pensa ai metadati come al DNA dei tuoi file. Ecco quali sono i metadati più comuni.

• Data di creazione: quando è stato creato il documento
• Tipo di documento: per esempio Rapporto, Proposta, Piano.
• Progetto correlato: a quale progetto appartiene il documento.

Un buon esempio di metadati potrebbe essere: 2024.08.24 – report – organizzazione festa compleanno – Giulia Bezzi – 24 settembre.docx (in grassetto, così ti ricordi bene bene bene di farmi gli auguri il prossimo anno, io adoro festeggiare!). Questo formato ti permette di sapere subito di cosa si tratta, a quale progetto si riferisce e per cosa ti sarà utile.

Ora che hai capito l’importanza e le tecniche di organizzazione dei documenti, è il momento di mettere tutto in pratica. Vediamo come fare con un esempio. Ripartendo da quello precedente, partendo dalla cartella SEO e content marketing.

Nome cliente – SEO e content

1.1  Nome cliente – strategia SEO

1.1.2  Nome cliente – audit SEO

   aaaa.mm.gg nome cliente – screamingfrog

   aaaa.mm.gg nome cliente – search console

   aaaa.mm.gg nome cliente – google analytics

   aaaa.mm.gg nome cliente – checklist fix

1.1.3  Nome cliente – studio architettura

   aaaa.mm.gg nome cliente – site architecture ecommerce

   aaaa.mm.gg nome cliente – site architecture blog

Risultato? Tempo speso a cercare documenti ridotto del 70 percento. Il mio team è più efficiente, le scadenze sono rispettate e, alla lunga, tutte le persone che lavorano con me diventano peggio della sottoscritta: se non gli nomini una cartella o un file giusto si inacidiscono.

Questo ci ha permesso, anche, di essere belli agli occhi dei clienti che vedono ordine ed efficienza nella gestione delle loro attività.

Per assicurarti di non tralasciare nulla, ecco una checklist rapida per implementare un sistema di organizzazione dei documenti efficace.

1. Definisci una gerarchia di cartelle: usa chiarezza e logica condivisa con il team.
2. Crea sottocartelle dettagliate: per una maggiore precisione.
3. Applica una naming convention coerente: specifica e facile da seguire.
4. Utilizza metadati pertinenti: data, tipo di documento, autore e progetto.
5. Scegli un buon software di gestione documentale: automatizza il più possibile.
6. Stabilisci permessi di accesso: proteggi le informazioni sensibili.

Un sistema di organizzazione dei documenti ben strutturato non è solo una questione di ordine, ma è un vero e proprio strumento strategico. Ti permette di risparmiare tempo, ridurre lo stress e aumentare l’efficienza del tuo team. Quindi non sottovalutare mai il potere di una buona organizzazione. Prendi in mano la situazione, metti in pratica questi metodi e preparati a gestire i tuoi progetti come un vero maestro del caos creativo.

Ora si possono usare, come ti dicevo, tantissimi sistemi di gestione documentale.

Per chi, invece, vive realtà semplici, sta lavorando da project manager con diverse difficoltà nell’organizzazione del lavoro, suggerisco un semplice e rilassante Google Workspace (del resto da una che vive sulla pagina di ricerca di Google cosa ci potrebbe aspettare?).

Google Workspace, precedentemente noto come G Suite, è una suite di strumenti cloud-based di produttività e collaborazione sviluppata da Google. Include applicazioni ben note come Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides e Google Meet, tra altre. Uno degli aspetti fondamentali di Google Workspace è la capacità di archiviazione, che è supportata da Google Drive, una delle soluzioni di archiviazione cloud più utilizzate al mondo. Con l’integrazione crescente dell’intelligenza artificiale (AI), Google Workspace sta evolvendo per offrire funzionalità ancora più avanzate che migliorano la produttività e l’efficienza degli utenti.

Una guida per manager e dipendenti per implementare con successo il project management come cultura aziendale.

Google Drive è il cuore della capacità di archiviazione di Google Workspace. Offre uno spazio illimitato per gli utenti business ed education, e fino a 30 GB per gli utenti di base. Consente di archiviare qualsiasi tipo di file, dai documenti di testo alle presentazioni, dai fogli di calcolo ai file multimediali. Grazie alla natura cloud i file possono essere accessibili ovunque ci sia una connessione Internet, eliminando la necessità di dispositivi di archiviazione fisici. Ecco i punti di forza.

1. Organizzazione e accesso facile. Con Google Drive gli utenti possono organizzare i loro file in cartelle, utilizzare etichette e colori per una migliore categorizzazione e ricerca. L’interfaccia intuitiva rende semplice il caricamento, la condivisione e la gestione dei file (nella prossima figura). Le potenti funzionalità di ricerca di Google, basate su AI, permettono di trovare rapidamente qualsiasi file, anche attraverso il contenuto all’interno dei documenti
2. Condivisione e collaborazione. Google Drive permette una condivisione facile e sicura dei file. Gli utenti possono condividere documenti con altri utenti di Google Workspace o con chiunque abbia un indirizzo email, controllando i livelli di accesso con permessi dettagliati, di visualizzazione, commento, modifica (nella figura dopo la prossima). La collaborazione in tempo reale è una delle funzionalità più potenti, consentendo a più utenti di lavorare contemporaneamente su un documento con modifiche visibili immediatamente a tutti
3. Sicurezza e Conformità. Google Workspace offre robuste funzionalità di sicurezza per l’archiviazione dei dati, inclusi la crittografia in transito e a riposo, le verifiche in due passaggi e il rilevamento delle minacce. Le funzionalità di amministrazione consentono ai responsabili IT di monitorare l’attività degli utenti e di gestire centralmente le politiche di sicurezza. Google Workspace è conforme a numerosi standard di sicurezza e privacy internazionali, garantendo la protezione dei dati.

Funzionalità di Google Drive per la gestione delle cartelle.

Funzionalità di Google Drive per la condivisione dei file.

L’integrazione dell’intelligenza artificiale all’interno di Google Workspace sta trasformando radicalmente le capacità di produttività e collaborazione degli utenti. Ecco alcune delle potenzialità più significative che l’AI porta alla suite di strumenti di Google.

1. Ricerca potenziata da AI. L’AI migliora ulteriormente la già potente ricerca di Google Drive. Algoritmi di machine learning possono comprendere meglio le query degli utenti, offrendo risultati più precisi e rilevanti. L’AI può anche suggerire file recenti o frequentemente utilizzati in base alle abitudini dell’utente, riducendo il tempo speso nella ricerca di documenti.
2. Automazione delle attività. Google Workspace sta integrando sempre più funzioni di automazione, come risposte intelligenti in Gmail e suggerimenti di completamento automatico in Google Docs. Questi strumenti possono comprendere il contesto delle conversazioni o dei documenti, proponendo risposte o frasi che l’utente potrebbe voler utilizzare, velocizzando il processo di scrittura e riducendo il carico di lavoro.
3. Analisi dei dati e insights. Con Google Sheets, l’AI può fornire analisi avanzate dei dati, identificando trend, pattern e outliers che potrebbero non essere immediatamente evidenti. Funzioni come Explore in Google Sheets utilizzano l’AI per offrire suggerimenti di grafici e formule, rendendo l’analisi dei dati più accessibile anche a chi non ha una formazione tecnica approfondita.
4. Trascrizione e traduzione automatica. Con Google Meet, l’AI può fornire trascrizioni in tempo reale delle riunioni, rendendole accessibili anche a chi non può partecipare dal vivo. Inoltre, l’integrazione con Google Translate consente la traduzione simultanea delle conversazioni, facilitando la collaborazione internazionale.
5. Suggerimenti di proattività. L’AI in Google Workspace può monitorare le abitudini di lavoro degli utenti e offrire suggerimenti proattivi per migliorare la produttività. Per esempio può suggerire di bloccare tempo nel calendario per attività frequenti, proporre azioni follow-up basate su email ricevute o riunioni recenti, e ricordare scadenze imminenti (nella prossima figura).
6. Ottimizzazione delle riunioni. Google Calendar può utilizzare l’AI per ottimizzare la pianificazione delle riunioni, suggerendo orari in cui tutti i partecipanti sono disponibili e proponendo sale riunioni basate sulle necessità passate. Questo riduce il tempo e lo stress associati alla pianificazione delle riunioni.
7. Accessibilità migliorata. L’AI può migliorare l’accessibilità degli strumenti di Google Workspace. Per esempio le funzionalità di riconoscimento vocale e di sintesi vocale possono aiutare gli utenti con disabilità a interagire con i documenti e le email in modo più efficiente.

Una delle tante estensioni AI addicted per Google Workspace, in particolare Reclaim.ai per Google Calendar.

Google Workspace continua a evolversi, integrando avanzate funzionalità di archiviazione e collaborazione con potenti strumenti di intelligenza artificiale. Ciò che voglio è che tu possa avere chiaro che è davvero uno strumento potentissimo. Questa combinazione non solo migliora l’efficienza e la produttività degli utenti, ma apre anche nuove possibilità per l’automazione, l’analisi dei dati e la collaborazione internazionale. Con l’implementazione continua di AI, Google Workspace è destinato a diventare sempre più indispensabile per le aziende e gli individui che cercano di ottimizzare il loro flusso di lavoro e sfruttare al massimo le risorse digitali.

In un mondo in cui la velocità e l’efficienza sono tutto non puoi permetterti di rimanere indietro. Implementare un buon sistema di gestione dei documenti e soluzioni di archiviazione cloud non è solo una questione di comodità ma una necessità, per mantenere il controllo sui tuoi progetti e garantire la massima produttività del tuo team. Non aspettare. Scegli gli strumenti giusti, implementa con cura e preparati a vedere la tua efficienza schizzare alle stelle. Con la tecnologia giusta al tuo fianco, il caos creativo diventa gestibile, lo stress si riduce e l’efficienza aumenta. Buona gestione dei documenti!

Questo articolo richiama contenuti da Project Manager.

Immagine di apertura originale di Louise Viallesoubranne su Unsplash.