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Organizzare e gestire eventi online

20 Dicembre 2006

Organizzare e gestire eventi online

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Applicazioni web di nuova generazione aiutano a diffondere informazioni, acquisire prenotazioni e sincronizzare le agende dei partecipanti. E, nei casi più complicati, a disporre le persone intorno a un tavolo

Internet mette a disposizione di chi vuole organizzare un evento una serie di strumenti di nuova generazione: wiki aggiornabili collettivamente con tutte le informazioni necessarie, ma anche applicazioni create con lo scopo di aiutare gli organizzatori a pianificare tutti i dettagli. Event Wax, per esempio,è un’applicazione creata per fornire un valido aiuto a chi dovrà organizzare o gestire un evento, a partire dalla scelta del luogo fino alla prenotazione dei singoli posti, con l’eventuale pagamento online della quota di partecipazione individuale. È necessario registrarsi sull’home page del servizio, scegliendo un dominio di terzo livello che caratterizzerà l’ account (del tipo utente.eventwax.com). Prima di cominciare, è bene però sedersi a tavolino e pensare un secondo a come partire:

  1. dove si terrà l’evento?
  2. ci sarà un numero massimo di partecipanti?
  3. l’evento sarà aperto a tutti?
  4. è un evento gratuito o a pagamento?
  5. abbiamo la possibilità di accettare pagamenti (eventuali) con PayPal?
  6. abbiamo creato un logo per l’evento?

Nell’ipotesi in cui si intenda creare eventi a pagamento è sufficiente andare nelle impostazioni dell’account EventWax per definire i dati del gateway di pagamento. Altrimenti, cliccando su Add new event si possono riempire i vari campi, fornendo dettagli come il titolo dell’evento, la location, il numero massimo di partecipanti e le date di inizio e fine. A questo punto la pagina per la registrazione di chi prenderà parte all’evento è pronta. Sarà sufficiente pubblicizzarla su blog e siti personali, dove chi vorrà partecipare potrà registrarsi e richiedere un ticket (eventualmente pagandolo, se l’evento lo prevede). Quando viene raggiunto il numero massimo di ticket disponibili, il sistema non accetta ulteriori registrazioni. Dal lato organizzatore, è possibile gestire i ticket (eventualmente diversificandoli, anche per prezzo) così come la lista dei partecipanti, visualizzando le registrazioni, le conferme e tutti i dati necessari. La lista dei partecipanti può essere esportata ed è possibile utilizzare un’apposita funzione per inviare email e notifiche ai partecipanti in maniera seriale. Allo stesso modo è possibile gestire con precisione i ticket disponibili. Tutte le attività sono consultabili da parte dell’organizzatore attraverso un feed Rss.

Se l’evento è di una singola giornata, la maggior parte del lavoro è fatta (sarà sufficiente predisporre il programma dell’incontro). Ma se l’evento dura diversi giorni, con un calendario articolato nell’arco dell’intera giornata? In tal caso dovremo ricorrere a un secondo tool online, Google Calendar, il servizio che ha rivoluzionato il calendaring online grazie alla sua interfaccia intuitiva e dinamica, realizzata in Ajax. Anche con Google Calendar non è necessaria una laurea in informatica per distribuire in modo facile e veloce informazioni sugli appuntamenti in programma. Dopo essersi registrati (è necessario avere un account Google per farlo), è sufficiente creare il calendario (in Settings > Calendars > Create New Calendar), e scegliere di renderlo pubblico: in questo modo sarà accessibile a tutti e verrà indicizzato da Google Search. Creare solo il calendario significa fare solo metà del lavoro; l’altra metà consiste nel popolarlo di eventi, inserendoli direttamente dallo scheduler di Google Calendar, in modo rapido e intuivo grazie all’uso di Ajax. Per farlo esistono diverse possibilità:

  • si può fornire un feed Rss da far sottoscrivere a coloro che hanno dimestichezza con i feed reader (sia online che stand-alone);
  • si può fornire un indirizzo iCal, per tutti quelli che utilizzano Google Calendar o applicazioni compatibili con questo formato;
  • si può pubblicare una pagina Html con il calendario dell’evento, accessibile a tutti via Internet.

Inoltre, è possibile creare un bottone da incollare nel proprio sito o blog, utilizzando alcune righe di codice precompilato, per sottoscrivere il calendario in Google Calendar con un singolo click. Organizzare un evento, però, richiede all’organizzatore di compiere una lunga serie di azioni: prendere contatti per eventuali relatori, contattare il catering, decidere scalette e via dicendo. Ricordarle tutte non è facile e Internet viene incontro con Remember The Milk, un task scheduler che consente di creare e gestire liste di impegni e cose da fare, ricevendo un reminder via email, instant messenger o Sms (quest’ultimo per utenti Vodafone). Dopo essersi registrati e aver fornito i dati necessari per essere avvisati degli impegni, definendo eventualmente diverse liste a seconda delle diverse necessità, si inseriscono i singoli task, pianificandoli nel tempo e definendo scadenze e reminder. Anche Remember The Milk fornisce diversi flussi dati per rendere eventualmente disponibili tali liste al pubblico sotto forma di feed Rss/Atom per i feed reader o sotto forma di indirizzo iCal per Google Calendar o applicazioni compatibili. Inoltre, da poche settimane, è possibile integrare Remember The Milk all’interno dell’interfaccia di Google Calendar, in modo da gestire l’intero workflow dell’organizzazione dell’ evento da un’unica applicazione online.

Infine, nell’ipotesi in cui l’evento in questione sia lieto come per esempio un matrimonio, il Web 2.0 viene ancora una volta in aiuto, dando la possibilità di gestire la disposizione dei partecipanti nei vari tavoli. Utilizzando una simpatica applicazione chiamata SimpleSeating si possono definire le dimensioni della sala, il numero e la forma dei tavoli, la sistemazione delle persone secondo i criteri più opportuni in funzione dell’evenienza. L’applicazione fa largo uso di Ajax ed è particolarmente semplice e intuitiva, a portata di mamma che volesse dire la sua su come evitare che lo zio Tizio sia troppo vicino a nonno Caio al matrimonio della sua figliola. Organizzare e gestire eventi online, grazie ai nuovi strumenti messi a disposizione del web, non è mai stato così semplice.

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