Le donne gestiscono meglio le e-mail

A parità di messaggi ricevuti quotidianamente, gli uomini archiviano infatti un terzo di posta elettronica in più rispetto alle donne. La ricerca ha svelato che gli uomini archiviano mediamente 444 messaggi e-mail mentre le donne ne conservano soltanto 302, il 32% in meno.

“Chi lavora deve sapere che una gestione disordinata della posta elettronica, specialmente quella contenente allegati, può incidere negativamente sulla produttività personale e compromettere la capacità di storage della rete – commenta Angelo Sebeto, responsabile della divisione Xerox Business Services di Xerox Italia -. Sebbene la posta elettronica sia parte integrante del modo di lavorare del XXI° secolo, sembra che meno della metà delle aziende (48%) sia dotata di processi o sistemi come repository di documenti necessari per supportare questo importante strumento”.

Curiosamente, quando bisogna contattare qualcuno, quasi due terzi degli uomini (59%) preferiscono il telefono rispetto alla posta elettronica (37%), mentre più donne (48%) preferiscono comunicare via e-mail. Non stupisce, quindi, che le donne dedichino più tempo alla gestione della posta rispetto agli uomini, trascorrendo mediamente in questa attività un’ora e venti minuti al giorno contro la sola ora degli uomini.

Come risultato della ricerca, la divisione Servizi di Xerox ha predisposto una guida di best practice per aiutare i manager a lavorare con la posta elettronica in maniera più collaborativa. I consigli sono stati studiati con l’obiettivo di diminuire i costi, ridurre l’utilizzo delle risorse storage e aumentare l’efficienza del personale creando un miglior ambiente di lavoro per ridurre lo stress derivante da un’eccessiva quantità di e-mail.

I cinque punti salienti:

1. Essere chiari, utilizzare il controllo ortografico e rileggere sempre prima di spedire, assicurandosi che il significato non sia ambiguo.

2. Non affidarsi alla sola posta elettronica: se può essere più facile e rapido, fare una telefonata.

3. Le e-mail sono facile fonte di fraintendimenti. È necessario conoscere bene il destinatario prima di inserire commenti umoristici, soprattutto quando si inoltrano barzellette.

4. Utilizzare il tasto “Rispondi a tutti” soltanto se devono leggere il messaggio anche i destinatari originali.

5. Cercare di non rispondere mai affrettatamente. Davanti a un messaggio che suscita una reazione negativa occorre soffermarsi per capire con calma il significato.