Intranet Files, il Web del mondo aziendale

Ormai quasi tutti hanno un’idea di cosa rappresentino Internet e il Web. Se dovessi descrivere una Intranet a chi non ha mai avuto l’occasione di vederne una, come la definiresti?

“Il concetto di Intranet è mutato nel corso degli anni e si passati da considerare una Intranet come le pagine Web presenti all’interno del firewall aziendale, a un complesso ambiente organizzativo e tecnologico che supporta l’azienda nelle attività quotidiane, attraverso le tecnologie Internet.

Una definizione che abbiamo coniato è che Intranet è un modello organizzativo basato sulla persona. In effetti, sono le persone le fonti della conoscenza aziendale e dunque l’unica risorsa da cui realmente non si può prescindere. Senza il consenso e l’utilizzo da parte delle persone, le Intranet sono inutili”.

Un cambiamento tecnologico all’interno di un’azienda può avere effetti disastrosi se avviene in modo repentino e non calibrato. Puoi dare raccomandazioni utili per aiutare un imprenditore o un manager a effettuare questa scelta?

“Un errore che spesso è stato fatto è quello di considerare l’introduzione di una Intranet solo dal punto di vista tecnologico. Alcune attività che possono sembrare semplici come la nomina di un responsabile operativo a supporto della direzione e definizione degli obiettivi misurabili di medio e lungo termine, sono comunque fondamentali per la riuscita del progetto.

Il punto di partenza per ogni Intranet credo debba essere l’identificazione dei processi prioritari da riposizionare in rete, ottenibile partendo dalla mappa dei processi aziendali e dalle esigenze strategiche e del personale. Penso, inoltre, sia fondamentale avere un focus sulla relazione digitale (interactive design/usabilità) e sugli aspetti di change management e formazione:
una Intranet che non è utilizzata è una Intranet inutile”.

“Qual è lo stato dell’arte in Italia? Esistono casi di successo? A quale livello le aziende hanno avuto i maggiori risultati? Pensi che anche le PMI possano trarre benefici da una Intranet?

“Abbiamo riscontrato che emerge una forte disomogeneità fra i vari tipi di applicazioni esistenti: vengono chiamati Intranet oggetti molto diversi, sviluppati in maniere completamente differenti, e con finalità ben distinte fra loro. Indubbiamente le aziende che hanno la casa madre negli States sono tra quelle che hanno ottenuto i migliori risultati, ma non mancano sorprendenti casi esclusivamente italiani di Intranet che hanno avuto un forte impatto sui processi, ritorni d’investimento e cambiamento dei flussi di lavoro.

Le grandi organizzazioni sono sicuramente quelle che possono ottenere i maggiori benefici in termini organizzativi da una Intranet. Le PMI, ad oggi in Italia non si sono mosse molto, è indubbio però che anche per loro i vantaggi derivanti da una Intranet come: la reperibilità delle informazioni giuste al momento giusto, l’aumento della condivisione delle informazioni ed il supporto al personale nello svolgimento delle proprie attività, siano benefici ottenibili nel tempo grazie all’utilizzo di una Intranet”.

Come nasce l’Osservatorio Permanente “Intranet Files”, quali attività svolge e quali obiettivi intende raggiungere?

“Intranet Files, è nato da un’idea comune di Webegg e del MIP-Politecnico di Milano: da subito abbiamo avuto delle affinità culturali e l’esigenza di creare e diffondere conoscenza sulle Intranet in Italia. Quello che abbiamo fatto nel primo anno, è stato analizzare un campione di oltre 30 imprese medio-grandi fotografando le applicazioni presenti e gli approcci allo sviluppo ed alla gestione dal punto di vista strategico, organizzativo e tecnologico.

Durante il primo anno abbiamo creato una newsletter tematica sulle Intranet e abbiamo realizzato un convegno a dicembre che ha ottenuto ottimi consensi. Il sito dell’osservatorio, inoltre, andrà gradualmente ad arricchirsi di risorse ed occasioni di informazione e confronto. Per il 2003 quello che vogliamo fare è focalizzarci maggiormente sulle dinamiche relative al ROI ed i processi di cambiamento che le aziende devono affrontare per ottenere dalla Intranet i benefici tanto decantati.
Per concludere vorrei sottolineare che a fine aprile, pubblicheremo un sostanzioso rapporto sulle Intranet in Italia, che rappresenterà l’output delle analisi condotte nel primo anno di ricerca. Questo rapporto sarà liberamente disponibile a tutti sul sito di Intranet Files, al fine di creare cultura su queste tematiche”.