RISPARMIA IL 15% SU TUTTI I CORSI

Fino al 31 agosto con il codice sconto CORSARO

Scegli il tuo corso e iscriviti!
Home
Implementare un sistema di e-learning

13 Settembre 2001

Implementare un sistema di e-learning

di

La decisione di utilizzare l'e-learning come strumento per la formazione aziendale porta all'identificazione di diverse variabili e all'analisi dell'impatto che tale innovazione può avere sui diversi ambiti di azione delle figure e dei ruoli aziendali. In particolare, nelle grandi aziende la scelta di passare alla formazione a distanza implica un cambiamento culturale di fondo che va ad impattare su tutti i flussi di comunicazione preesistenti.

Una delle scelte più problematiche che un’azienda può fare in ambito di formazione è scegliere di introdurre” alla FAD.

Innanzitutto perché non è facile capire se e in che modo la FAD può essere una necessità per l’azienda, dal momento che le variabili in gioco sono moltissime:

  • distribuzione della popolazione aziendale sul territorio;
  • tempo disponibile da dedicare all’aggiornamento in funzione del ruolo coperto da ciascun discente;
  • differenze nei costi da sostenere;
  • differenze nei tempi entro cui tali costi vanno sostenuti;
  • impatto del cambiamento a livello tecnologico, psicologico, culturale;
  • rapporto tra il flusso d’informazioni relativo alla formazione e altri flussi di comunicazione aziendale;

Queste sono solo le macro aree in cui è necessario svolgere un’analisi preliminare atta a mettere in luce dove va ad impattare l’utilizzo di un sistema di formazione innovativo all’interno di un’azienda. Come forse è facile intuire, stiamo parlando un sistema di formazione a distanza, non di un singolo corso. Stiamo parlando dell’implementazione aziendale di un LMS, un Learning Management System. La differenza tra l’adozione di un singolo corso su supporto elettronico e l’adozione di un sistema di gestione della formazione è enorme: nel primo caso, l’esperienza si limita ad un singolo evento formativo, nel secondo si tratta proprio di un cambiamento d’approccio al processo formativo nel suo complesso.

Si può scegliere di utilizzare un singolo corso di aggiornamento per un gruppo di utenti, anche più di uno, senza per questo mettersi a rivalutare l’organizzazione aziendale nel suo complesso, ma se un’azienda sceglie di adottare un sistema di formazione più articolato nella maggior parte dei casi ciò che si desidera ottenere non è solo una miglior organizzazione del processo formativo, ma anche una miglior strutturazione della gestione delle conoscenze acquisite, un agile strumento che consenta di riutilizzarle quando serve e, non ultimo, un nuovo modo di comunicare tra i diversi settori dell’azienda attraverso gli strumenti offerti da un ambiente virtuale di collaborazione.
Come dicevamo prima, si tratta di un cambiamento culturale enorme, e come tale può trovare forti resistenze da parte di chi, per ragioni diverse, non si sente pronto ad adottarlo.

La scelta di adottare un LMS, quindi, è una svolta strategica per l’azienda e va intrapresa tenendo sempre in vista la mission aziendale e cercando di prevedere tutti i nodi focali su cui tale cambiamento andrà ad impattare. Per questi motivi le aree coinvolte nel processo che porta all’adozione di un LMS sono almeno le seguenti: il change management, la pianificazione strategica, il project management e il settore che si occupa del training, solitamente il settore risorse umane.

Ognuna delle figure coinvolte per queste aree avrà priorità ed esigenze diverse: il change manager punterà a fare in modo che il cambiamento culturale richiesto avvenga in modo poco traumatico e graduale, quindi con tempi dettati dalla capacità del personale di assorbire il cambiamento mantenendo il senso dell’orientamento sia all’interno della struttura aziendale sia all’interno dei flussi di comunicazione coinvolti da questo nuovo approccio. La scelta di adottare un corso su supporto elettronico con largo anticipo rispetto all’implementazione di un intero sistema può ad esempio essere strategica per analizzare come viene percepito dall’utenza interna aziendale questo nuovo modo di fare formazione, quali difficoltà comporta, quali resistenze incontra. Tali informazioni possono essere d’importanza cruciale per stabilire le tempistiche dell’intero processo.

Chi si occupa di pianificazione strategica presterà particolare attenzione alle potenzialità del nuovo sistema in vista di una riduzione dei costi della formazione e in funzione di un miglioramento nella gestione delle conoscenze, puntando soprattutto a far sì che le nuove modalità di comunicazione e di archiviazione delle conoscenze acquisite permettano di catalogare tutto il capitale intellettivo aziendale evitando di disperderlo, anche in vista di un inevitabile periodico ricambio delle figure professionali aziendali. Stiamo, in altre parole, descrivendo una learning organization, come ormai da qualche anno si suole chiamarla.

Il project manager cui verrà affidata la gestione di questo processo punterà a far sì che, come tutte le altre attività aziendali, l’implementazione dell’LMS avvenga nei tempi giusti, coi costi giusti, preoccupandosi che vengano risolti tutti i problemi di interfacciamento coi preesistenti software aziendali e coi preesistenti sistemi di archiviazione dati. Il project manager ha come obiettivo quello di mostrare risultati tangibili e misurabili, quindi seguirà il processo di adozione del sistema registrandone ogni impatto sul preesistente, ogni problema, ogni soluzione.

Il settore risorse umane sarà coinvolto su molti fronti: da un lato dovrà seguire la scelta del sistema più adatto all’azienda, dovrà seguirne la personalizzazione, dovrà scegliere come strutturare la reportistica necessaria alla valutazione dei percorsi formativi, dovrà decidere, insieme a chi implementa la piattaforma, quali saranno le figure coinvolte nel monitoraggio e con quali ruoli, in modo da dare ad ognuna un accesso specifico alle informazioni di cui si dovrà occupare. Dall’altro lato dovrà scegliere i percorsi formativi, raccogliere i materiali necessari alla personalizzazione dei percorsi, dovrà prendere decisioni in merito alla propedeuticità di alcuni percorsi rispetto ad altri.

Le piattaforme LMS esistenti sono molto valide ed altrettanto problematiche: la loro problematicità risiede principalmente nelle molteplici configurazioni che permettono di attuare. Individuare quale sia il percorso migliore per arrivare ad una meta quando le strade disponibili sono quasi infinite è certamente più difficile che scegliere tra un numero ristretto di percorsi, pur dovendo con questa seconda soluzione scendere a patti con una serie di svolte obbligate che non favoriscono l’ottimizzazione del sistema nel suo complesso. È vantaggioso, anche se enormemente più faticoso, avere la possibilità di scegliere le angolazioni di ogni singola curva nel percorso, perché in questo modo si può tentare di tenere in considerazione tutte le variabili che entrano in gioco in un cambiamento così complesso. Risulta essere indispensabile un’approfondita analisi del sistema esistente e l’identificazione puntuale delle variabili ora citate e della loro valenza. Solo così il sistema di formazione a distanza può essere implementato in maniera efficace ed efficiente.

Spesso accade che l’analisi esplorativa delle dinamiche di comunicazione aziendale e del flusso delle informazioni relative alla formazione riesca ad esplicitare alcuni aspetti strutturali rispetto ai quali l’azienda stessa acquista una consapevolezza maggiore.
Se ciò accade, il processo intrapreso viene percepito come estremamente positivo per l’ottimizzazione delle proprie dinamiche aziendali e si rende possibile puntare in parallelo non solo all’acquisizione di un sistema formativo innovativo ma anche a una gestione delle conoscenze acquisite più efficace.
Uno dei punti cruciali risiede infatti proprio nel riutilizzo delle informazioni anche in momenti slegati da quelli formativi: la costruzione di database di situazioni critiche e di relative soluzioni può essere consultato in momenti operativi che non si limitano alle simulazioni utilizzate nei percorsi di training, come – ad esempio – quando diventa urgente la consultazione rapida di una casistica o di un insieme di procedure.

Anche il knowledge management può essere (deve essere) quindi chiamato in causa, per offrire un prodotto formativo che non si limiti quindi a favorire, facilitare, diffondere e monitorare la fruizione di corsi, ma che vada oltre stimolando la comunicazione tra pari, tra gruppi, tra business unit e convogliando il flusso di informazioni in un archivio strutturato che ne permetta il riutilizzo.

Quanto tempo è necessario per mettere in pratica e rendere operativo un sistema del genere? Dipende dalle dimensioni dell’azienda e dalle funzionalità che devono essere attivate, ma i tempi non sono certo quelli brevi delle decisioni prese sui singoli corsi da adottare nel proprio paniere della formazione. Rivoluzionare la visione culturale di un’azienda comporta soprattutto che vengano tenuti in dovuta considerazione i tempi “umani” di adattamento a cambiamenti di tale rilevanza. Parliamo quindi di tempi non inferiori ai due, quattro anni.

L’affiancamento del personale da parte di figure specifiche durante tutto questo periodo è sicuramente consigliabile per favorire un atteggiamento positivo e stimolare l’interesse, facilitando indirettamente una più rapida assimilazione delle nuove dinamiche scelte dall’azienda.

L'autore

Vuoi rimanere aggiornato?
Iscriviti alla nostra newletter

Novità, promozioni e approfondimenti per imparare sempre qualcosa di nuovo

Gli argomenti che mi interessano:
Iscrivendomi dichiaro di aver preso visione dell’Informativa fornita ai sensi dell'art. 13 e 14 del Regolamento Europeo EU 679/2016.