Ha ancora significato parlare di Sistemi Informativi?

L’attività svolta in questo settore mi ha portato a definire un Sistema Informativo (posso cedere alla tentazione di usare una sigla tipo SI?), come “un insieme di elementi che raccolgono, archiviano, scambiano, elaborano dati con lo scopo di poter agire con un sufficiente grado di conoscenza”; cioè, come dice Leontiev, “prima conoscere e poi decidere”.

Notare: non parliamo qui di calcolatori con annessi e connessi, ma di elementi. Infatti se la fortuna dei banchieri Rothshild nasce dal fatto che ai tempi della battaglia di Waterloo disponevano di un efficiente sistema di informazioni basato su colombi viaggiatori, si vede come un SI non necessita di complessi strumenti elettronici. E parimenti tutti conoscono il valore di “radio scarpa” nelle organizzazioni, anche se in prigione, ad esempio, il canale di comunicazione può essere l’impianto idraulico su cui l’operatore batte ritmati colpi con il bicchiere, come abbiamo visto in tanti film.

Certamente un elemento essenziale appare essere proprio l’uomo: un SI non è qualcosa di esterno all’uomo, egli ne fa parte, anzi ne è il fulcro, il motore.
Winograd e Flores vanno ben oltre quando affermano: “Una comprensione di ciò che fa veramente un calcolatore è una comprensione della situazione sociale e politica nella quale esso è progettato, costruito, acquistato, installato ed utilizzato…. La maggior parte dei sistemi informatici che non hanno avuto successo, ha fallito perché non era progettato in modo appropriato al contesto nel quale i sistemi dovevano operare. Il contesto è un fenomeno pervasivo ed assolutamente fondamentale.” Se si concorda con queste affermazioni, allora possiamo tranquillamente buttare via tutti i nostri PC (questa abbreviazione è consentita in quanto fa parte del linguaggio corrente, forse anche mia suocera sa che cosa vuol dire!), con grande gioia per Bill Gates!

Piano: anche i PC come il telefono fanno ormai parte del contesto e quindi non vanno ignorati; piuttosto occorre capire e valutare il valore, il compito che essi giocano in un SI.
Diciamo subito che oggi non è pensabile alcun SI esplicito ed efficiente senza tener conto del loro contributo.
Il fatto è che questi aggeggi sono talmente complessi e potenti, nel senso che possono anche sfuggirci di mano, come il Genio di Aladino, che richiedono una particolare attenzione, tanto che il rischio è quello di pensare che essi siano i protagonisti di un SI.
Qualcuno ha detto che i PC, o i calcolatori, sono una specie di protesi del nostro cervello; la pittoresca osservazione è forse un poco eccessiva, ma certamente noi cerchiamo di demandare ad essi parte di taluni processi umani noiosi o complessi.
Esempio: se riusciamo a definire una volta per tutte i criteri di scelta per comperare e verificare una lavatrice, è comodo, od utile se comperiamo settantasette lavatrici in un colpo, demandare ad una “macchina” questa incombenza; ma se vogliamo scegliere Miss Italia o la nostra fidanzata, le cose si complicano perché non sappiamo “istruire la macchina”, tuttavia anziché esaminarci per vedere che si può fare, urliamo inorriditi che certe cose neppure si debbono pensare. E non sarò certo io ad aprire qui un tale dibattito.
Vorrei solo ricordare che talune vicende del Calcolatore Genio di Aladino divenuto burlone al punto di suggerire cose fuori dal buon senso derivano dall’aver rinunciato alla priorità della natura umana; e questo dico non per motivi di cieca superbia della razza o della specie, ma soltanto perché questi aggeggi li abbiamo costruiti per migliorare la nostra vita, non per metterla nelle loro mani.

La prima conclusione dunque è che questi elementi del SI sono complessi e quindi non va sottovalutata la loro importanza, ma non sono il SI.
Un software come i pacchi ERP risolve molti problemi intermedi alla decisione, automatizzando tutti quelle operazioni, che ci potrebbero distrarre dalla funzione tipicamente umana del decidere; applica inoltre una tecnologia informatica molto sofisticata che promette tutta una serie di vantaggi; ma implementare un SI non significa caricare con successo tale software.

Sarebbe interessante fare una statistica di questo genere.
Mettete insieme cinque persone per prendere una decisione: se sono Italiani, nasceranno almeno venticinque ipotesi, ma nessuna decisione; se sono Americani, ad un certo punto si prenderà la soluzione che dice di portare più soldi, anche se pare la più sballata. Se sono Tedeschi probabilmente faranno un’analisi esasperata per poi stendere una procedura standard per decidere. Se sono Giapponesi gireranno il mondo per sapere come si comportano gli altri ed elaborare un’ipotesi che tiene conto di tutto; se sono Arabi si opterà per la soluzione di chi ha resistito più a lungo nella discussione.

Al di là dello scherzo, che usa le varie nazionalità come ipotesi, eccetto che per gli Italiani, ahimè temo che sia proprio così, il contesto vuol dire che diversi sono i modi di procedere nel decidere.

Se ora torniamo alla definizione di SI, si vede come la decisione, agire, sia qualcosa di molto personale strettamente legato all’ambiente entro cui essa viene presa.
Il termine contesto, usato da Fores e Winograd, è illuminante in quanto richiama subito il concetto di organizzazione.
Implementare un Sistema ERP è un’impresa lunga e complessa di per sé, eppure per molteplici motivi lo stesso Cliente cerca di risparmiare proprio sull’organizzazione del progetto; importante è partire anche perché, così assicurano, il software stesso ha degli strumenti per facilitare le operazioni. Facilitare non eliminare la complessità dell’intarsio, che deve calarsi in una realtà viva quale un’azienda.

Questa realtà viva ha suoi processi, più o meno chiari e coerenti, ma che consentono all’azienda di vivere per conseguire i risultati per cui è stata costituita.
E qui vale fare alcune considerazioni.
Immaginate di dover arare un campo e tre diverse dotazioni: uno schiavo, un cavallo, un trattore; è evidente che organizzerete il lavoro in tre modi diversi, e potremo dire che a seconda del caso certe azioni sono più facili o complesse. Certamente se un agricoltore passa da una situazione ad un’altra, l’errore più naturale, ma pur sempre errore, è quello di ricreare la situazione precedente.
Saggio e necessario è riprogettare il modo di lavorare, ma non seguendo unicamente i propri sogni, bensì conoscendo le caratteristiche e le potenzialità dei nuovi mezzi impiantare un sistema che porti reali vantaggi sia economici sia operativi, che in ultima analisi sono ancora vantaggi economici, anche se passano attraverso un miglioramento della competitività.
Nel caso specifico di un SI aziendale possono esserci motivi contingenti quali il cambio dello hardware, l’anno 2000 od un nuovo capo sezione, ma sarebbe un errore irrimediabile porre come obiettivo di un investimento comunque rilevante la contingenza, e non il vantaggio aziendale.
Va poi ricordato che il vantaggio aziendale cambia con il tempo al modificarsi della concorrenza che, non dimentichiamolo, fa parte del contesto esterno all’azienda, e quindi vince chi sa adeguarsi.

Tutto questo significa che per implementare un ERP con successo o vantaggio per l’azienda occorre rivedere e progettare l’azienda stessa ridisegnandone il funzionamento alla luce degli strumenti disponibili, dei vincoli sempre presenti, di obiettivi, pochi ma solidi, che la rendano più competitiva.
E poi?
Poi inizia il faticoso, arduo, terribile lavoro di convertire gli utenti.
Si, realizzare un buon SI è un’impresa epica e mai finita.

Ma allora ha significato parlare ancora di Sistemi Informativi?
Penso proprio di si, perché qualsiasi organismo vive di informazioni ed il valore dell’informazione è direttamente proporzionale alla possibilità ed alla capacità di usarla.
Nota finale: non cercate l’autore di questa massima, è il risultato di alcuni anni di lotta appassionata ed appassionante con quelle terribili macchine chiamate Elaboratori Elettronici dell’Informazione.