È legittima la richiesta di accesso del dipendente al contenuto della posta elettronica aziendale anche qualora contenga non solo dati di tipo oggettivo (nome, cognome, data di nascita etc.), ma altri dati personali contenuti in valutazioni soggettive, ispezioni e relazioni in possesso dell’azienda.
Con questa motivazione, il Garante per la protezione dei dati personali ha recentemente accolto il ricorso presentato da un funzionario di una società che era stato sottoposto a procedimento disciplinare in seguito all’invio al responsabile del personale, da parte di altri dipendenti, di alcune e-mail nelle quali venivano espressi, sul suo conto, giudizi di carattere professionale, e delle quali aveva richiesto di conoscere il contenuto.
Il Garante ha ritenuto che tali comunicazioni, inoltrate per finalità professionali legate all’attività dell’azienda e aventi a oggetto valutazioni soggettive, rientrano nell’ampia definizione di dato personale adottata dalla direttiva comunitaria e dalla legge sulla privacy.
Il titolare o il responsabile del trattamento – in questo caso, l’azienda – pur non essendo tenuto a rilasciare copie di atti, è obbligato “ad estrapolare dai propri archivi, cartacei o informatizzati, i dati personali conservati e a riferirli al richiedente in modo comprensibile”.
Di conseguenza, devono essere fornite al richiedente le informazioni contenute nelle e-mail aziendali che lo riguardano e “solo se l’estrapolazione risulti particolarmente difficoltosa si può esibire o consegnare copia della documentazione, priva però dei dati riferiti ad altri soggetti”.
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