5 risposte su… scrivere un business plan vincente

Di che cosa parliamo

1. Come tenere i libri contabili
2. Come definire il nostro obiettivo pubblicitario
3. Quali sono i sette passaggi per una ricerca di mercato efficace
4. Quali questioni affrontare riguardo ai locali in cui svolgere un’attività
5. Come trattare con i disonesti

Come tenere i libri contabili

Non ci sono regole sul formato da usare per un sistema di contabilità. I registri possono essere su carta, su libri contabili o su un computer. Però, dobbiamo essere in grado di rendere conto della provenienza di tutte le nostre entrate e delle uscite (chi abbiamo pagato e per quali servizi). Se siamo in possesso di partita IVA dovremo registrare anche la componente IVA di ogni fattura e redigerne una sintesi per ogni periodo contabile coperto dal consolidato IVA.

Iniziare in modo semplice

Se teniamo i registri contabili manualmente e non abbiamo molte transazioni, la cosiddetta partita semplice costituisce il sistema contabile accettato meno complesso. Prevede la scrittura di ogni transazione nei registri una sola volta, preferibilmente sul libro mastro. Ricevute e pagamenti devono essere conservati e riepilogati giornalmente, settimanalmente o mensilmente, in base alle esigenze dell’azienda. Alla fine dell’anno, i dodici riepiloghi mensili vengono sommati, in preparazione agli adempimenti fiscali.

Si tratta di una scrittura elementare nota come libro cassa; ne troviamo un esempio nella tabella che segue.

Nelle quattro colonne di sinistra vengono inserite le spese del mese man mano che si verificano, insieme ad alcuni dettagli di base e all’importo. In capo alla prima colonna è riportato a nuovo il totale del mese precedente.

Sulla destra vengono indicate allo stesso modo le spese. Il totale delle entrate del mese è di 1.480,15 £/$/€ e quello delle spese è di 672,01 £/$/€. La differenza tra queste due cifre è l’importo in denaro contante di cui dispone l’azienda. Poiché l’azienda mostrata nella tabella ha incassato più denaro di quanto ne abbia speso, la cifra è superiore all’importo riportato a nuovo all’inizio del mese. La cifra di 808,14 £/$/€ è l’importo che viene riportato a nuovo nel mese successivo. Il totale dei pagamenti del mese e l’importo riportato sono uguali alla somma di tutte le entrate nelle colonne di sinistra.

Se il numero delle transazioni è ragionevolmente elevato, può avere senso ampliare questo libro cassa semplice per includere un’analisi di base degli importi: questa variazione è detta libro cassa con analisi. Un esempio del lato pagamenti di un libro cassa con analisi è riportato nella prossima tabella (il lato entrate è simile, ma con categorie diverse). Si possono vedere a colpo d’occhio gli incassi e i pagamenti, sia in totale sia per categoria principale. Questa ripartizione permette di vedere, per esempio, quanto viene speso per ogni area principale dell’azienda o chi sono i clienti più importanti. I pagamenti sono gli stessi della tabella precedente, ma ora si può vedere quanto è stato speso per le scorte, i veicoli e le spese telefoniche. Il totale delle somme è riportato sia nelle colonne degli importi sia nella sezione di analisi per arrivare allo stesso importo: 672,01 £/$/€. Si tratta sia di un’informazione utile ai fini della gestione sia di un dato essenziale per la dichiarazione dei redditi.

Se richiediamo o concediamo credito, dovremo registrare un maggior numero di informazioni rispetto al solo libro cassa, con analisi o meno. Dovremo conservare le copie delle fatture di vendita pagate e non pagate e la stessa cosa per gli acquisti, come pure gli estratti conto bancari. Gli estratti conto bancari dovranno poi essere riconciliati con il libro cassa, per collegare il tutto. Per esempio, l’estratto conto bancario relativo all’esempio della prima tabella dovrebbe indicare che alla fine di giugno il saldo del conto era di 808,14 £/$/€. La figura qui sotto ne mostra il funzionamento.

Sistema di contabilità aziendale semplice.

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Come definire il nostro obiettivo pubblicitario

Una volta stabilito che cosa desideriamo conseguire attraverso una particolare attività promozionale, inserirla nel business plan è un po’ più facile. In pratica, i metodi utilizzati più comunemente sono quattro, ognuno dei quali ha i suoi vantaggi, a eccezione del primo.

L’approccio che cosa possiamo permetterci? si fonda su una concezione totalmente errata dell’attività promozionale, che implica che la pubblicità sia uno sperpero di denaro. Quando la congiuntura è favorevole, il surplus di denaro viene speso in pubblicità; quando invece è sfavorevole, questo è il bilancio che viene ridotto per primo. In realtà, tutte le prove indicano che le imprese che aumentano le spese promozionali durante una recessione tendono a prosperare, di solito a spese dei concorrenti più avari.

Il metodo della percentuale delle vendite molto spesso deriva dall’esperienza dell’imprenditore o dei suoi colleghi, o dai bilanci storici. Così, se un’azienda ha speso il 10 per cento delle vendite l’anno prima, pianificherà di spendere il 10 per cento quello successivo, soprattutto se le cose sono andate bene. Questo metodo ha almeno una certa logica e fornisce un buon punto di partenza per preparare il bilancio complessivo.

Il criterio di eguagliare i concorrenti diventa particolarmente importante quando si intensifica l’attività promozionale. Di solito questo si traduce in una perdita di vendite o in una sensazione di minaccia. In entrambi i casi vorremo rimediare, e la scelta più ovvia è aumentare o variare la promozione.

L’approccio costi/benefici entra in gioco quando si hanno obiettivi promozionali chiari e specifici e una certa esperienza da cui partire. Se la nostra fabbrica dispone di capacità inutilizzata e vogliamo aumentare le vendita fuori dal nostro negozio, possiamo calcolare quanto valga il beneficio delle vendite extra.

Supponiamo che una pubblicità da 1.000 euro generi 100 richieste di informazioni per il nostro prodotto. Se la nostra esperienza ci dice che in media il 10 per cento delle richieste si traduce in ordini, e il nostro margine di profitto è di 200 euro a prodotto, allora possiamo aspettarci un profitto extra di 2.000 euro. Questo beneficio è molto superiore al costo di 1.000 eurto della pubblicità, quindi sembra un investimento utile.

In pratica, dovremmo usare tutti gli ultimi tre metodi per decidere quanto spendere per promuovere i nostri prodotti.

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Quali sono i sette passaggi per una ricerca di mercato efficace

La ricerca di mercato non è necessariamente un processo complesso, né molto costoso. L’impegno e la spesa devono essere in qualche modo commisurati ai costi e ai rischi associati all’attività. Se per quanto riguarda la nostra attività è sufficiente trovare qualche cliente disposto ad acquistare prodotti e servizi a basso prezzo, allora potremmo dedicare alle ricerche di mercato meno tempo di quanto non faremmo, per esempio, per lanciare un prodotto o un servizio del tutto nuovo in un mercato non provato che richiede l’investimento anticipato di grosse somme di denaro.

Per quanto limitata o estesa sia la ricerca di mercato che intendiamo condurre, occorre farlo in modo sistematico. Questi sono i sette passaggi che dobbiamo intraprendere per assicurarci di aver dimensionato nel modo corretto il nostro settore di attività.

Passaggio 1 – Formulare il problema

Prima di intraprendere la nostra ricerca di mercato dovremmo innanzi tutto stabilire obiettivi chiari e precisi, anziché limitarci a trovare generiche informazioni interessanti sul mercato. Il punto di partenza per un’idea imprenditoriale può essere la vendita di vestiti, ma questo è un mercato troppo grande e diversificato per orientarsi al meglio. Quindi, meglio dividere il mercato dell’abbigliamento in, per esempio, vestiti per uomini, donne e bambini, poi ulteriormente in vestiti per il lavoro, il tempo libero, lo sport e le occasioni sociali. Questo processo è noto come segmentazione del mercato.

Così, per esempio, se stiamo progettando di aprire un negozio di abbigliamento rivolto soprattutto a giovani donne alla moda, il nostro obiettivo di ricerca potrebbe essere: scoprire quante donne tra i 18 e i 28 anni, con un reddito di oltre 25.000 euro all’anno, vivono o lavorano entro tre chilometri dalla posizione scelta per il negozio. In questo modo potremmo farci un’idea della misura in cui il mercato potrebbe sostenere un’impresa come questa.

Passaggio 2 – Determinare la necessità di informazione

Per conoscere la dimensione del mercato, nell’esempio precedente, possono essere necessarie diverse informazioni. Per esempio, dovremo conoscere la dimensione della popolazione residente, che potrebbe essere abbastanza facile da scoprire, ma potremmo anche voler sapere qualcosa sulle persone che si recano nel nostro bacino di utenza per lavoro, a scopo ricreativo, in vacanza o per qualsiasi altro scopo importante. Ci potrebbe essere, per esempio, un ospedale, una biblioteca, una stazione ferroviaria o una scuola nelle vicinanze che attira anche potenziali clienti in quella particolare zona.

Passaggio 3 – Dove si possono reperire le informazioni

Dovremo svolgere (in autonomia o con l’aiuto di qualcuno) una ricerca a tavolino in biblioteca o su Internet, oppure una ricerca sul campo.

La ricerca sul campo, che comporta che siamo voi a porre le domande, è il modo più efficace, per una piccola attività domestica, di raccogliere informazioni.

Passaggio 4 – Fissare il bilancio

Anche se la svolgiamo in autonomia, la ricerca di mercato non è a costo zero. Come minimo dobbiamo considerare il tempo che ci dedicate. In più, potrebbe essere necessario prevedere anche il costo di riviste, telefonate, lettere e visite sul campo. La voce di spesa più alta potrebbe essere il costo per affidare l’incarico a una società di ricerche di mercato.

Partendo da questa estremità della scala, un sondaggio B2B comprensivo di 200 interviste a dirigenti responsabili delle decisioni di acquisto di attrezzature per ufficio è costato a un’azienda 12.000 £/$/€. Venti interviste approfondite con consumatori che sono utenti regolari di alcuni servizi bancari sono costate 8.000 £/$/€. È anche possibile ricorrere a Internet per i sondaggi via Web, ma questo potrebbe imporre il nostro programma agli intervistati in misura eccessiva, scoraggiandoli dal partecipare. Possiamo contattare aziende come Free Online Surveys e Zoomerang, che producono software per effettuare sondaggi online e analizzare i dati rapidamente. Molte di queste aziende offrono versioni di prova gratuite dei loro prodotti.

Quale che sia il costo della ricerca, dovbbiamo valutare che valore ha per noi quando fissiamo il budget. Se una strategia errata costasse 100.000 £/$/€, spendere 5.000 £/$/€ per le ricerche di mercato potrebbe essere considerato un buon investimento.

Passaggio 5 – Scegliere una tecnica di ricerca

Se non riusciamo a ottenere i dati che ci servono con una ricerca a tavolino, dovremo uscire a trovarli di persona.

Passaggio 6 – Creare un campione di popolazione per ricerca

Difficilmente si può, o si desidera, includere nella ricerca ogni possibile tipologia di cliente. Perciò occorre decidere quanto deve essere esteso il campione di cui abbiamo bisogno per avere un’indicazione affidabile di come si comporterà l’intera popolazione.

Passaggio 7 – Elaborare e analizzare i dati

I dati grezzi della ricerca di mercato devono essere analizzati e trasformati in informazioni che possano fornire indicazioni circa le decisioni riguardanti prezzo, promozione e posizione, forma, design e portata del prodotto o del servizio.

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Quali questioni affrontare riguardo ai locali in cui svolgere un’attività

Nel nostro business plan dovremo affrontare queste questioni per quanto riguarda i locali.

Il locale che desideriamo può essere utilizzato per l’attività che intendiamo svolgere?

Le principali destinazioni d’uso sono vendita al dettaglio, ufficio, industria leggera e categorie settoriali generiche e speciali. Se la nostra attività rientra in una categoria diversa da quella del precedente occupante, è possibile che dobbiamo fare domanda di cambio di destinazione d’uso presso le autorità locali.

Un esempio che illustra bene questa problematica è quello di un muratore dell’area sud-occidentale dell’Inghilterra, che aveva acquistato un negozio di alimentari sopra il quale c’era un appartamento. La sua intenzione era vendere vernice e prodotti decorativi in negozio e vivere al piano di sopra con la sua famiglia. A tre mesi dall’avvio dell’impresa gli fu detto che, poiché il suo negozio era altamente infiammabile, la casa avrebbe avuto bisogno di pavimenti, soffitti e porte ignifughi, per un costo di 20.000 sterline, anche facendo il lavoro da solo. Va da sé che l’attività ebbe fine ancora prima di iniziare.

Ci sono molti regolamenti che riguardano l’uso dei locali commerciali. Contattiamo le autorità normative in materia per assicurarci che qualsiasi cosa abbiamo intenzione di fare sia permessa.

Apporteremo delle modifiche strutturali?

In questo caso, potrebbe essere necessario un permesso di costruzione e devono essere rispettati i regolamenti edilizi. Qualsiasi alterazione strutturale, aumento del traffico, del rumore, degli odori o qualsiasi cosa come operare in orari irragionevoli o qualsiasi disturbo che potremmo arrecare alle abitazioni vicine o ad altre attività può richiedere un permesso.

Prima di presentare la domanda consultiamo in maniera informale il nostro Comune per scoprire se ci sono probabilità di ottenere l’approvazione. Possiamo ottenere informazioni (e guide al sistema di pianificazione) anche presso la maggior parte delle organizzazioni coinvolte nella pianificazione urbanistica.

Ottenere i permessi per modificare l’immobile o l’uso a cui è destinato richiede tempo e comporta costi che dobbiamo prevedere nelle nostre proiezioni del flusso di cassa.

I locali sono di dimensioni adeguate?

È sempre difficile calcolare di quanto spazio avremo bisogno, dato che la nostra preoccupazione iniziale è probabilmente solo sopravvivere. In generale, meglio evitare di spendere denaro prezioso per acquistare locali inutilmente grandi. Tuttavia, se riusciamo a superare gli ostacoli iniziali, la nostra azienda inevitabilmente crescerà, e se non disponiamo dello spazio necessario per espanderci dovremo cercare nuovi locali, il che può risultare piuttosto caro, se non carissimo.

Per calcolare il nostro fabbisogno di spazio, prepariamo una disposizione di massima che indichi la posizione ideale per l’attrezzatura di cui avremo bisogno, lasciando uno spazio adeguato per muoversi. I negozi hanno bisogno di banchi, espositori, unità di refrigerazione eccetera. In una fabbrica, i macchinari possono aver bisogno di un posizionamento accurato e probabilmente occorre anche considerare nei minimi dettagli il posizionamento sicuro di cavi elettrici, tubi di scarico, estrattori d’aria, e così via.

Il modo più semplice per calcolare il fabbisogno di spazio è preparare dei modelli in scala dei vari articoli e posizionarli su disegni in scala di locali di diverse dimensioni: 40 m2, 100 m2 eccetera.

Provando e riprovando, dovremmo riuscire a trovare una disposizione che sia flessibile, pratica, esteticamente piacevole, accessibile per la manutenzione e comoda sia per il personale sia per i clienti. In alternativa possiamo usare software di progettazione degli spazi come Autodesk o plan3D, che offrono tutti strumenti gratuiti o a basso costo per testare la nostra disposizione.

Solo a questo punto potremo calcolare il probabile costo dei locali da includere nel business plan, senza dimenticare di considerare il rispetto delle norme di sicurezza, antincendio, sanitarie esistenti.

Lavoreremo da casa?

Se abbiamo intenzione di lavorare da casa, abbiamo verificato che i documenti della nostra abitazione lo consentono, o se il tipo di attività può disturbare il vicinato? Questa tipologia di impresa è molto benvista dalle fonti di finanziamento del debito, perché ritengono che riduca i rischi durante il fragile periodo di avvio. Le società di venture capital, d’altra parte, la vedrebbero probabilmente come un segno di scarsa intraprendenza e ambizione, e non prenderebbero in considerazione la proposta. Tuttavia, lavorare da casa può essere una scelta molto logica.

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Come trattare con i disonesti

Per quanto prudenti siano le nostre condizioni di vendita e rigorosi i nostri controlli di credito, è probabile che dobbiamo fare i conti con dei ritardatari e, nel peggiore dei casi, con dei cattivi pagatori. Esistono diversi modi per affrontare la questione, ma è bene puntualizzare che l’esperienza dimostra che, quando qualcosa va male sin dall’inizio, di solito non può che peggiorare. C’è un vecchio detto sugli investimenti, la prima perdita è la migliore perdita che è valido anche in questa situazione.

Il metodo più economico ed efficace di tenere sotto controllo i ritardatari è far sapere loro che il ritardo non ci è sfuggito. Nove su dieci piccole imprese non inviano abitualmente lettere di sollecito per avvisare i clienti che hanno mancato la data di pagamento. Inviamo un cortese promemoria che arrivi il giorno dopo la scadenza, indirizzato alla persona responsabile dei pagamenti, quasi sempre qualcuno del reparto contabilità se abbiamo a che fare con una grande azienda. Facciamolo seguire entro cinque giorni da una telefonata, continuando a fare pressione finché non verremo pagati.

Se siamo educati e professionali, e continuiamo a ricordate loro le nostre condizioni generali di vendita, non c’è motivo per cui il rapporto risulti compromesso. E comunque non è detto che chi ha fatto l’acquisto sia la stessa persona che deve pagarci.

Se la situazione non si risolve possiamo avviare una procedura di recupero crediti.

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Questo articolo richiama contenuti da Scrivere un business plan.

Immagine di apertura di AbsolutVision su Unsplash.